VIU-DO (OSS) – Deklaracja dla rozliczenia podatku VAT w zakresie procedury unijnej (One Stop Shop). Wzór do pobrania online

Czym jest formularz VIU-DO?

Formularz VIU-DO jest kwartalną deklaracją podatkową służącą do rozliczenia podatku VAT w ramach unijnej procedury OSS (One Stop Shop). Procedura ta obowiązuje od 1 lipca 2021 roku i zastąpiła wcześniejszy system MOSS, rozszerzając zakres transakcji objętych uproszczeniem.

Wersja numer 2 formularza VIU-DO (VIU-DO(2)) jest aktualnie obowiązującym wzorem deklaracji. Formularz składa się z części A (miejsce i cel złożenia), B (dane identyfikacyjne podatnika), C (rozliczenie podatku należnego z podziałem na kraje konsumpcji, rodzaje transakcji i stawki VAT) oraz D (pouczenia). Wszystkie kwoty w deklaracji wyraża się w euro (EUR) i nie podlegają zaokrągleniu.

Do czego służy formularz VIU-DO?

Formularz VIU-DO służy do zbiorczego deklarowania i rozliczania podatku VAT należnego w wielu krajach UE za pośrednictwem jednego urzędu skarbowego w państwie identyfikacji (dla polskich podatników – Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście). Dzięki temu podatnik nie musi rejestrować się do VAT osobno w każdym państwie UE, w którym ma klientów.

Dokument ten pełni 5 głównych funkcji:

Zbiorcze rozliczenie VAT w wielu krajach UE (zamiast rejestracji i składania deklaracji w każdym państwie konsumpcji oddzielnie).

Deklarowanie wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO) (np. wysyłka z Polski do klienta w Niemczech, Francji czy Włoszech).

Deklarowanie usług B2C świadczonych w innych krajach UE (usługi elektroniczne, telekomunikacyjne, doradcze i inne na rzecz konsumentów).

Deklarowanie dostaw krajowych ułatwianych przez platformy elektroniczne (dostawy realizowane przez operatorów interfejsów elektronicznych uznanych za dostawców).

Raportowanie korekt za poprzednie okresy (korekty kwot VAT z wcześniejszych deklaracji, w ciągu 3 lat od terminu złożenia deklaracji pierwotnej).

Ważne: Deklaracja VIU-DO ma charakter dodatkowy i NIE zastępuje polskiej deklaracji JPK_V7M/V7K. Transakcje wykazane w VIU-DO nie wpływają na podstawę opodatkowania w JPK. Po rejestracji do OSS podatnik składa oba dokumenty równolegle.

Kto jest zobowiązany do składania deklaracji VIU-DO?

Deklarację VIU-DO składają podatnicy, którzy dobrowolnie zarejestrowali się do unijnej procedury OSS. Rejestracja jest dobrowolna, ale po jej dokonaniu składanie deklaracji VIU-DO staje się obowiązkowe – także wtedy, gdy w danym kwartale nie wystąpiły żadne transakcje objęte OSS (deklaracja zerowa).

Kto może zarejestrować się do procedury OSS?

Z procedury unijnej OSS mogą skorzystać 3 grupy podatników:

Podatnicy z siedzibą w Polsce – dokonujący WSTO (sprzedaży wysłkowej do konsumentów w innych krajach UE) lub świadczący usługi B2C w krajach UE, gdzie nie mają siedziby.

Podatnicy ze stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce – posiadający siedzibę w innym państwie UE, ale prowadzący działalność również z terytorium Polski.

Operatorzy interfejsów elektronicznych (marketplace) – platformy ułatwiające dostawy towarów, uznane za dostawców na mocy przepisów VAT.

Kiedy rejestracja do OSS staje się konieczna?

Rejestracja do OSS jest dobrowolna, ale staje się praktycznie niezbędna po przekroczeniu limitu 10 000 EUR netto łącznej wartości WSTO i wybranych usług B2C do innych państw UE w roku. Po przekroczeniu tego limitu podatnik musi stosować stawki VAT kraju nabywcy – OSS jest najwygodniejszym sposobem rozliczenia.

Wskazówka: Rejestracji do OSS dokonuje się na formularzu VIU-R składanym elektronicznie do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Zgłoszenie wymaga podpisu kwalifikowanego. Podatnik wykorzystuje swój dotychczasowy NIP – urząd nie nadaje nowego identyfikatora.

Termin złożenia VIU-DO – kiedy złożyć i jakie są konsekwencje?

Deklarację VIU-DO składa się kwartalnie, do ostatniego dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału. W tym samym terminie należy zapłacić cały VAT wynikający z deklaracji. Terminów tych nie stosuje się przepisów Ordynacji podatkowej o przesuwaniu na dzień roboczy – obowiązują nawet gdy wypadają w weekend lub święto.

Terminy składania VIU-DO (4 kwartały)

Deklaracji VIU-DO nie można złożyć przed zakończeniem kwartału – najwcześniej pierwszego dnia po jego zakończeniu.

Notoryczne zaniedbywanie obowiązków (brak deklaracji lub płatności przez 3 kolejne kwartały, przy czym niedopłaty poniżej 100 EUR na okres nie są liczone) skutkuje wykluczeniem z procedury OSS. Wykluczenie oznacza 2-letni zakaz korzystania z OSS w całej Unii Europejskiej oraz konieczność rozliczania VAT bezpośrednio w państwach konsumpcji.

Pobierz aktualny formularz VIU-DO (Druk aktywny)

Formularz VIU-DO składa się wyłącznie elektronicznie – nie istnieje wersja papierowa. Ministerstwo Finansów udostępnia interaktywny formularz na Portalu Podatkowym w systemie e-Deklaracje.

VIU-DO (OSS) – pobierz aktywny wzór PDF do wypełnienia lub wydrukowania.

Jakie informacje należy wykazać w formularzu VIU-DO?

W deklaracji VIU-DO należy wykazać szczegółowe dane o transakcjach objętych procedurą OSS z danego kwartału, z podziałem na państwa konsumpcji, rodzaje transakcji i stawki VAT. Wszystkie kwoty podaje się w EUR, bez zaokrągleń.

Dane identyfikacyjne podatnika (Część B): NIP, nazwa firmy lub imię i nazwisko, adres siedziby.

Państwo członkowskie konsumpcji: kraj UE, do którego dostarczono towary lub w którym wykonano usługi.

Rodzaj transakcji: świadczenie usług, dostawa towarów z siedziby w Polsce lub dostawa towarów z magazynów w innych krajach UE.

Rodzaj i stawka VAT: stawka podstawowa lub obniżona, właściwa dla danego państwa konsumpcji.

Podstawa opodatkowania: łączna wartość netto sprzedaży dla każdej stawki VAT w każdym kraju (w EUR).

Kwota podatku VAT: wyliczony podatek VAT dla każdej stawki i każdego państwa konsumpcji (w EUR).

Korekty za poprzednie okresy (Część C.5): korekty kwot VAT z wcześniejszych deklaracji, ze wskazaniem kwartału/roku pierwotnej deklaracji.

Saldo i łączna kwota do zapłaty (Część C.6–C.7): saldo należnego podatku dla każdego państwa oraz łączna kwota do wpłaty na rachunek urzędu.

Ważne: Kwoty przelicza się na EUR według kursu Europejskiego Banku Centralnego (EBC) z ostatniego dnia rozliczanego kwartału. Jeśli EBC nie opublikował kursu w tym dniu – stosuje się kurs z dnia następnego.

Gdzie i jak złożyć formularz VIU-DO?

Formularz VIU-DO składa się wyłącznie elektronicznie do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście za pośrednictwem systemu e-Deklaracje na portalu podatki.gov.pl. Wersja papierowa nie jest dopuszczalna.

Proces złożenia deklaracji obejmuje 3 etapy:

Wypełnienie formularza online: Interaktywny formularz prowadzi krok po kroku – dane firmy, podział transakcji na kraje i stawki VAT, korekty. Można wcześniej wysłać wersję roboczą (draft) w celu weryfikacji poprawności – wersja robocza nie stanowi deklaracji i nie zachowuje terminu.

Podpisanie i wysłanie: Formularz wymaga podpisu kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub autoryzacji danymi. Po poprawnym wysłaniu system nadaje unikatowy numer referencyjny (UNR).

Zapłata VAT w EUR: Cały podatek VAT należy wpłacić w euro na rachunek bankowy Drugiego US Warszawa-Śródmieście (aktualny numer rachunku dostępny na stronie podatki.gov.pl). W tytule przelewu należy podać wyłącznie numer UNR – dodatkowe dopiski mogą spowodować odrzucenie płatności.

Wskazówka: Format numeru UNR dla procedury unijnej: PL/PLXXXXXXXXX/Q[kwartał].[rok], np. PL/PL1234567890/Q3.2025. Numer otrzymasz na adres e-mail podany w zgłoszeniu VIU-R po poprawnym wysłaniu deklaracji.

Jak wypełnić formularz VIU-DO w 7 prostych krokach?

Aby wypełnić formularz VIU-DO w 7 krokach, należy uzupełnić części A–C formularza w systemie e-Deklaracje. Część D (pouczenia) jest predefiniowana i nie wymaga wypełniania.

Krok 1: Wpisz NIP i określ okres (nagłówek). Podaj NIP firmy, kwartał i rok rozliczeniowy. W polu 6 – urząd: Drugi US Warszawa-Śródmieście (predefiniowany).

Krok 2: Określ cel złożenia (Część A). Zaznacz: złożenie deklaracji (1), korekta deklaracji (2) lub wersja robocza (3). Wpisz datę wypełnienia.

Krok 3: Podaj dane identyfikacyjne (Część B). Nazwa firmy, adres siedziby. Jeśli posiadasz stałe miejsce prowadzenia działalności w innym kraju UE – podaj jego NIP VAT.

Krok 4: Wykaż transakcje z siedziby w Polsce (Część C.2). Dla każdego państwa konsumpcji podaj: rodzaj transakcji (usługi/towary), rodzaj stawki (podstawowa/obniżona), stawkę VAT, podstawę opodatkowania i kwotę VAT – wszystko w EUR.

Krok 5: Wykaż transakcje z magazynów w innych krajach UE (Część C.3). Jeśli wysyłasz towary z magazynów poza Polską – analogicznie jak w kroku 4, ze wskazaniem państwa wysyłki.

Krok 6: Wykaż korekty za poprzednie okresy (Część C.5). Jeśli korygowałeś transakcje z wcześniejszych kwartałów – wskaż kwartał/rok deklaracji pierwotnej, państwo konsumpcji i kwotę korekty.

Krok 7: Podpisz i wyślij deklarację. System wyliczy saldo i łączną kwotę do zapłaty (Część C.6–C.7). Podpisz podpisem kwalifikowanym i wyślij. Zapłać VAT w EUR na rachunek urzędu, podając UNR w tytule.

Checklista przed złożeniem VIU-DO – co sprawdzić?

Przed złożeniem deklaracji VIU-DO podatnik powinien sprawdzić 8 kluczowych elementów.

1. Sprawdź, czy wszystkie kwoty są wyrażone w EUR i przeliczone po kursie EBC z ostatniego dnia kwartału.

2. Zweryfikuj stawki VAT – muszą odpowiadać aktualnym stawkom państwa konsumpcji, nie państwa wysyłki.

3. Upewnij się, że transakcje są prawidłowo przypisane do krajów konsumpcji i rodzajów (usługi/towary).

4. Sprawdź korekty – korekty za poprzednie kwartały wykazuj w części C.5, nie w bieżącej sekcji C.2/C.3.

5. Nie zaokrąglaj kwot – wszystkie wartości podawaj z dokładnością do centów.

6. Wyślij deklarację przed upływem terminu (termin nie przesuwa się na dzień roboczy).

7. Jeśli brak transakcji OSS – złóż deklarację zerową (obowiązkowa).

8. Po wysłaniu – zapłać VAT w EUR na rachunek Drugiego US Warszawa-Śródmieście, podając wyłącznie numer UNR w tytule przelewu.

Jak uniknąć błędów w formularzu VIU-DO?

Aby uniknąć błędów w deklaracji VIU-DO, podatnik musi dokładnie weryfikować stawki VAT krajów konsumpcji, przeliczenia walutowe i terminowość złożenia. Błędy mogą skutkować wezwaniami z urzędów państw konsumpcji lub wykluczeniem z OSS.

Tabela najczęstszych błędów w formularzu VIU-DO

Rozwiązywanie 4 głównych problemów z formularzem VIU-DO

Błąd w złożonej deklaracji: Korekty wykazuje się w deklaracji za bieżący kwartał, w części C.5 – ze wskazaniem kwartału/roku deklaracji pierwotnej. Korektę można złożyć w ciągu 3 lat od terminu deklaracji pierwotnej.

Wysłanie wersji roboczej zamiast deklaracji: Wersja robocza NIE stanowi deklaracji i nie zachowuje terminu. Należy wyślać właściwą deklarację z celem „złożenie deklaracji”.

Odrzucona płatność: Sprawdź walutę (musi być EUR) i tytuł przelewu (wyłącznie UNR, bez dodatkowych dopisków). Ponownie zleć przelew na rachunek Drugiego US Warszawa-Śródmieście wskazany na portalu podatki.gov.pl.

Groźba wykluczenia z OSS: Niezwłocznie złóż zaległe deklaracje i ureguluj zaległości. Wykluczenie następuje po 3 kwartałach braków i oznacza 2-letni zakaz korzystania z OSS w całej UE.

Scenariusze użycia – kiedy należy złożyć deklarację VIU-DO?

Deklarację VIU-DO należy złożyć za każdy kwartał kalendarzowy, w którym podatnik jest zarejestrowany do procedury OSS – niezależnie od tego, czy wystąpiły transakcje objęte tą procedurą.

6 najczęstszych scenariuszy związanych z VIU-DO (Tabela)

Porównanie: VIU-DO vs VII-DO vs VIN-DO – który formularz złożyć?

Aby wybrać odpowiedni formularz OSS, podatnik musi określić rodzaj procedury, z której korzysta.

Specyfikacja techniczna formularza VIU-DO

Formularz VIU-DO jest sformalizowanym dokumentem państwowym składanym wyłącznie elektronicznie. Prawidłowe złożenie wymaga znajomości 8 kluczowych parametrów technicznych.

Wersja dokumentu: VIU-DO wersja 2 (VIU-DO(2)) – obowiązuje od wdrożenia schemy wersji nr 2.

Struktura formularza: Część A (miejsce i cel złożenia), B (dane identyfikacyjne), C (rozliczenie podatku: C.1–C.7), D (pouczenia).

Częstotliwość składania: Kwartalnie – do ostatniego dnia miesiąca po zakończeniu kwartału.

Forma złożenia: Wyłącznie elektronicznie przez system e-Deklaracje (portal podatki.gov.pl).

Waluta: EUR (euro) – kwoty nie podlegają zaokrągleniu. Przeliczenie po kursie EBC z ostatniego dnia kwartału.

Urząd właściwy: Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Ewidencja transakcji: Podatnik musi prowadzić ewidencję transakcji objętych OSS i przechowywać ją przez 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano transakcji.

Podstawa prawna: Art. 130a–130h ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, z późn. zm.); Rozporządzenie wykonawcze Rady (UE) nr 282/2011.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o formularz VIU-DO

Czy muszę rejestrować się do OSS, jeśli sprzedaję sporadycznie do innych krajów UE?

Rejestracja do OSS jest dobrowolna. Jeśli łączna wartość WSTO i wybranych usług B2C do innych państw UE nie przekracza 10 000 EUR netto rocznie, możesz stosować polską stawkę VAT i rozliczać się na zasadach ogólnych. Po przekroczeniu tego limitu musisz stosować stawki VAT krajów nabywców – OSS jest najwygodniejszym sposobem.

Czy trzeba składać VIU-DO przy braku transakcji OSS?

Tak, jeśli jesteś zarejestrowany do OSS, musisz złożyć deklarację zerową za każdy kwartał – nawet jeśli nie miałeś żadnych transakcji objętych procedurą.

Jak przeliczyć waluty na euro w deklaracji VIU-DO?

Należy użyć kursu Europejskiego Banku Centralnego (EBC) z ostatniego dnia rozliczanego kwartału. Jeśli EBC nie opublikował kursu w tym dniu – stosuje się kurs z dnia następnego.

Gdzie znajdę numer UNR mojej deklaracji?

Numer UNR (unikatowy numer referencyjny) otrzymasz na adres e-mail podany w zgłoszeniu VIU-R po poprawnym wysłaniu deklaracji VIU-DO. Format: PL/PLXXXXXXXXX/Q[kwartał].[rok].

Czy VIU-DO zastępuje JPK_V7?

Nie, deklaracja VIU-DO ma charakter dodatkowy. Transakcje wykazane w VIU-DO nie są uwzględniane w JPK_V7M/V7K. Podatnik składa oba dokumenty równolegle.

Co grozi za nieterminowe złożenie VIU-DO?

Brak deklaracji lub płatności przez 3 kolejne kwartały (przy niedopłatach powyżej 100 EUR na okres) skutkuje wykluczeniem z procedury OSS na 2 lata w całej UE. Po wykluczeniu niezapłacony VAT należy uregulować bezpośrednio w państwach konsumpcji.

Powiązane formularze i narzędzia

Podatnik składający deklarację VIU-DO może potrzebować powiązanych formularzy i narzędzi.

Formularz VIU-R: Zgłoszenie rejestracyjne do procedury unijnej OSS – składane do Naczelnika Drugiego US Warszawa-Śródmieście.

Formularz VII-DO: Deklaracja dla procedury importu (IOSS) – miesięczna, dla sprzedaży towarów importowanych o wartości do 150 EUR.

Deklaracja JPK_V7M / JPK_V7K: Polska deklaracja VAT – składana równolegle z VIU-DO, obejmuje transakcje krajowe i inne niepodlegające OSS.

Kalkulator stawek VAT UE: Narzędzie do weryfikacji aktualnych stawek VAT w poszczególnych państwach członkowskich.

Program fillup: Aplikacja do elektronicznego wypełniania formularzy podatkowych z weryfikacją danych.

Podstawa prawna

Art. 130a–130h ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, z późn. zm.).

Rozporządzenie wykonawcze Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. ustanawiające środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (ze zmianami).

Dyrektywa Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (ze zmianami).

Nota prawna

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz – przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz został zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.

Słowniczek pojęć – terminologia VIU-DO i procedury OSS

Poniższa tabela przedstawia 10 kluczowych pojęć związanych z formularzem VIU-DO i procedurą OSS.

Art. 130c ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”.

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.