Szacowany czas czytania: 7-8 minut
Kluczowe wnioski:
Spis treści:
Deklaracja VIU-DO (OSS) w wersji 2 to, mówiąc najprościej, specjalny formularz VAT. Służy on do rozliczeń w ramach unijnej procedury OSS (One Stop Shop), która obowiązuje od 1 lipca 2021 roku. Wprowadzono ją, by ułatwić życie przedsiębiorcom sprzedającym towary lub usługi konsumentom w innych krajach UE. Ten formularz zastąpił wcześniejszy system MOSS, dając możliwość rozliczania większej liczby transakcji w jednym miejscu.
Główna idea VIU-DO jest prosta: pozwala firmom zarejestrowanym w OSS zbiorczo deklarować i płacić VAT należny w wielu krajach UE. Wszystko załatwia się przez urząd skarbowy w swoim kraju (tzw. państwie identyfikacji). To spore ułatwienie, bo nie trzeba już rejestrować się do VAT i składać deklaracji w każdym państwie, gdzie ma się klientów.
Kto musi składać VIU-DO? Dotyczy to podatników, którzy zdecydowali się zarejestrować do procedury unijnej OSS w swoim kraju. W Polsce sprawami rejestracji i obsługi OSS zajmuje się Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście. Pamiętajmy, że rejestracja do OSS jest dobrowolna, ale jeśli już się na nią zdecydujesz, musisz regularnie składać deklaracje VIU-DO.
Deklarację składają firmy, które sprzedają towary lub świadczą usługi konsumentom (osobom prywatnym) w innych krajach Unii Europejskiej, chodzi tu o:
Z tej procedury mogą korzystać firmy, które mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia biznesu w Unii Europejskiej.
Deklaracje VIU-DO składasz kwartalnie. Masz na to czas do ostatniego dnia miesiąca po zakończeniu danego kwartału. Czyli: za Q1 (styczeń-marzec) do 30 kwietnia, za Q2 (kwiecień-czerwiec) do 31 lipca, za Q3 (lipiec-wrzesień) do 31 października, a za Q4 (październik-grudzień) do 31 stycznia kolejnego roku.
Ważna sprawa: tych terminów nie można przekroczyć. Nie przesuwają się, nawet gdy ostatni dzień miesiąca wypada w weekend czy święto. Co więcej, dokładnie w tym samym terminie, co złożenie deklaracji, trzeba też zapłacić cały VAT wykazany w formularzu.
W formularzu VIU-DO musisz podać szczegółowe informacje o transakcjach z danego kwartału objętych OSS. Najważniejsze dane to:
Pamiętaj, że wszystkie kwoty w deklaracji VIU-DO podajesz w euro (EUR). Jeśli sprzedajesz w innych walutach, musisz je przeliczyć na euro. Zazwyczaj robi się to według kursu Europejskiego Banku Centralnego (EBC) z ostatniego dnia rozliczanego kwartału. Ważne: kwot nie zaokrąglaj.
Deklarację VIU-DO składasz tylko elektronicznie – wersja papierowa nie wchodzi w grę. Cały proces odbywa się przez system e-Deklaracje na Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów.
Ty lub Twój pełnomocnik musicie wypełnić specjalny, interaktywny formularz VIU-DO online. Poprowadzi on krok po kroku, pytając o dane firmy i szczegóły transakcji (z podziałem na kraje i stawki VAT). Gotowy formularz trzeba podpisać – kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub danymi autoryzującymi (zależy, kto składa) – i wysłać przez system.
Tak, system e-Deklaracje zazwyczaj pozwala zapisać wersję roboczą (draft) deklaracji VIU-DO, zanim wyślesz ją ostatecznie. To bardzo pomocne, bo możesz na spokojnie wpisać dane, sprawdzić obliczenia i poprawić ewentualne błędy, nie ryzykując wysłania czegoś nie tak. Warto z tego korzystać, żeby mieć pewność, że wszystko jest w porządku przed kliknięciem "wyślij".
Cały podatek VAT z deklaracji VIU-DO wpłacasz na specjalny rachunek Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Absolutnie kluczowe jest, aby płatność była w EUR! Przelew w innej walucie, na przykład w złotówkach, może spowodować problemy z księgowaniem.
Równie ważne jest, co wpiszesz w tytule przelewu. Koniecznie podaj tam unikalny numer referencyjny (UNR) swojej deklaracji. Ten numer dostajesz po poprawnym wysłaniu formularza VIU-DO przez e-Deklaracje. Dzięki UNR urząd skarbowy wie, której deklaracji dotyczy Twoja wpłata i może ją prawidłowo rozliczyć.
Tak, nawet jeśli w danym kwartale nie miałeś żadnych transakcji objętych procedurą OSS, ale jesteś do niej zarejestrowany, to i tak musisz złożyć deklarację VIU-DO. W takiej sytuacji składasz tzw. deklarację zerową.
Polega to po prostu na wypełnieniu formularza i zaznaczeniu, że nie było transakcji do rozliczenia przez OSS. Taki zerowy formularz składasz normalnie, w tym samym terminie co zwykłą deklarację (do końca miesiąca po kwartale). Pamiętaj, brak złożenia deklaracji zerowej to też naruszenie przepisów.
W deklaracji VIU-DO rozliczasz VAT tylko od tych transakcji, które łapią się do unijnej procedury OSS. Są jednak takie, których tam nie wpisujesz. Przede wszystkim, w VIU-DO nie wykazujesz transakcji ze stawką 0% VAT obowiązującą w kraju konsumenta.
Oprócz tego, w VIU-DO nie ma miejsca na sprzedaż krajową, eksport towarów poza Unię, import towarów czy transakcje między firmami (B2B). Nie wpisujesz tam też niczego innego, co nie podlega pod OSS. Dla wszystkich tych operacji stosujesz normalne zasady rozliczania VAT.
Dlaczego warto korzystać z OSS i składać VIU-DO? To rozwiązanie daje firmom, zwłaszcza tym, które dużo sprzedają klientom indywidualnym w różnych krajach UE, sporo konkretnych plusów:
Krótko mówiąc, OSS naprawdę ułatwia życie firmom działającym w e-commerce i świadczącym usługi na wspólnym rynku UE.
Pilnowanie terminów składania VIU-DO i płacenia VAT jest absolutnie kluczowe, jeśli chcesz bezproblemowo korzystać z OSS. Zaniedbanie tych obowiązków może skończyć się nieprzyjemnie. Polski urząd skarbowy (Drugi US Warszawa-Śródmieście) będzie wysyłał przypomnienia, jeśli pojawią się zaległości.
Jeśli jednak będziesz notorycznie ignorować te obowiązki (np. nie złożysz deklaracji lub nie zapłacisz podatku przez trzy kwartały z rzędu, a zaległość przekroczy 100 euro), możesz zostać wykluczony z procedury OSS. A to oznacza poważne kłopoty: niezapłacony VAT trzeba będzie uregulować bezpośrednio w poszczególnych krajach, gdzie byli Twoi klienci, zgodnie z ich przepisami – co zwykle wiąże się z dodatkowymi odsetkami i karami.
Czy muszę rejestrować się do OSS, jeśli tylko sporadycznie sprzedaję do innych krajów UE?
Rejestracja do OSS jest dobrowolna. Jeśli sprzedaż jest sporadyczna, możesz rozliczać VAT na zasadach ogólnych.
Jak przeliczyć waluty na euro w deklaracji VIU-DO?
Należy użyć kursu Europejskiego Banku Centralnego (EBC) z ostatniego dnia rozliczanego kwartału.
Gdzie znajdę numer referencyjny (UNR) mojej deklaracji VIU-DO?
Numer UNR otrzymasz po poprawnym wysłaniu formularza VIU-DO przez e-Deklaracje.
Co zrobić, jeśli popełnię błąd w złożonej deklaracji VIU-DO?
Należy złożyć korektę deklaracji VIU-DO, wskazując poprawne dane.
Art. 130c ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”.
PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.
Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.
Dołącz do programu resellerskiego i zostań specjalistą od przyjaznych formularzy, e-deklaracji i e-administracji, ponieważ fillup to formalności wypełnione.