Indywidualna lista płac (umowa o pracę)

Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika imiennej karty (listy) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Ten obowiązek wynika z przepisu §8 pkt 2 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Przepisy nie określają natomiast wzoru listy płac. Dokument ten powinien zatem spełniać warunki określone w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości dla dowodu księgowego lub, w przypadku podmiotów stosujących uproszczoną księgowość, rozporządzenia z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Do czego stosuje się ILP

Indywidualna lista płac to dokument określający poszczególne składniki wynagrodzenia pracownika za dany okres (takie jak wynagrodzenie zasadnicze, dodatki do wynagrodzenia, wynagrodzenie za okres niezdolności do pracy, zasiłki), podstawy wymiaru poszczególnych składek na ubezpieczenia społeczne i podstawę wymiaru składki zdrowotnej, wysokość tych składek, kwotę zaliczki na podatek dochodowy, kwoty innych potrąceń oraz kwotę do wypłaty (kwotę netto wynagrodzenia). Poszczególne składowe zależą od warunków, na jakich zatrudniony jest pracownik, oraz od tego, jak umowa o pracę, regulamin wynagradzania lub inne zakładowe lub ponadzakładowe przepisy prawa pracy ustalają jego wynagrodzenie. Lista płac, rozliczana i wydrukowana indywidualnie dla każdego pracownika, może służyć jako tzw. karta wypłaty.

Jak stworzyć indywidualną listę płac

Oprócz danych dotyczących składników wynagrodzeń i odliczeń/ potrąceń, indywidualna lista płac musi zawierać także numer lub nazwę, datę jej stworzenia, dane pracodawcy i pracownika, dla którego została utworzona, a także określać okres, którego dotyczy rozliczenie. Dokument musi też być opatrzony podpisami osoby, która listę płac sporządziła oraz osoby, która ją zatwierdziła.

Formularz ILP, służący do stworzenia indywidualnej listy płac, jest dostępny w wersji obowiązującej od 1 stycznia 2024 r. To oznacza, że: 

• jest zgodny ze zmianami w systemie podatkowym, które weszły 1 lipca 2022 roku (tzw. Polski Ład),
• oblicza podatek według stawek 12 i 32%,
• pozwala na obliczenie wynagrodzenia z uwzględnieniem preferencji dla osób, które nie ukończyły 26. roku życia oraz na standardowych zasadach, dla osób powyżej 26. roku życia,
• uwzględnia ulgę 4+ (a więc dla osób wychowujących co najmniej czworo dzieci), ulgę dla pracujących seniorów oraz ulgę na powrót,
• pozwala wyliczyć wysokość składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne, pozwala też na wpisanie własnych kwot,
• umożliwia wybór z listy kosztów uzyskania przychodów,
• pozwala uwzględnić uczestnictwo pracownika w pracowniczym programie kapitałowym (PPK).

Koszt zatrudnienia, kwotę na rękę dla umowy o pracę, zlecenie i dzieło wyliczysz wygodnie w Kalkulatorze wynagrodzeń / płac na e-pity.pl

Podstawa prawna

$8 pkt 2 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Ustawa z dnia 30 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw.