Formularz IFT-2R jest specyficznym instrumentem informacyjnym, który pełni rolę łącznika pomiędzy polskim systemem podatkowym a zagranicznymi podatnikami CIT (osobami prawnymi). Jego podstawową funkcją jest zaraportowanie wszelkich wypłat dokonanych na rzecz nierezydentów z tytułów, które polska ustawa o CIT definiuje jako podlegające opodatkowaniu „u źródła” (Withholding Tax – WHT). Dokument ten jest niezbędny do prawidłowego rozliczenia podatku w skali międzynarodowej, gdyż pozwala zagranicznemu podmiotowi na udokumentowanie w kraju jego siedziby faktu pobrania podatku w Polsce lub zastosowania zwolnienia, co zapobiega podwójnemu opodatkowaniu tego samego dochodu.
Zakres przedmiotowy IFT-2R obejmuje szeroki wachlarz płatności. Do najistotniejszych - zgodnie z ustawą o CIT - należą:
W dobie cyfryzacji gospodarki, IFT-2R stał się masowo wykorzystywany przez polskich przedsiębiorców do raportowania zakupów usług reklamowych od globalnych gigantów technologicznych, takich jak Google czy Meta (Facebook), które mimo braku siedziby w Polsce, uzyskują tu przychody podlegające specyficznym regulacjom sprawozdawczym.
Kluczową cechą IFT-2R jest jego charakter roczny i zbiorczy. W przeciwieństwie do informacji IFT-2, która jest sporządzana na doraźny wniosek kontrahenta w trakcie roku podatkowego, IFT-2R podsumowuje cały rok podatkowy płatnika. Co istotne, obowiązek złożenia IFT-2R nie jest uzależniony od tego, czy podatek faktycznie został pobrany. Informację tę sporządza się również wtedy, gdy na podstawie odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub certyfikatu rezydencji podatkowej płatnik odstąpił od poboru podatku lub zastosował stawkę obniżoną. W takim przypadku IFT-2R wykazuje dochód jako zwolniony z opodatkowania, co jest kluczowe dla organów skarbowych przy weryfikacji zasadności zastosowanych preferencji.
Warto również zauważyć, że IFT-2R pełni rolę pomocniczą względem deklaracji CIT-10Z, w której płatnik rozlicza kwoty faktycznie wpłacone do urzędu skarbowego. Podczas gdy CIT-10Z jest dokumentem rozliczeniowym płatnika, IFT-2R jest informacją przypisaną do konkretnego odbiorcy (podatnika), co wymaga sporządzenia oddzielnego formularza dla każdego zagranicznego kontrahenta, któremu w danym roku dokonano wypłat.
Polska administracja skarbowa w pełni zdigitalizowała proces przyjmowania informacji IFT-2R, eliminując możliwość składania dokumentów w formie papierowej. Zgodnie z aktualnymi regulacjami, obowiązującymi również dla wersji (12) formularza, jedyną prawnie skuteczną metodą dostarczenia IFT-2R do organu podatkowego jest wysyłka elektroniczna za pośrednictwem systemu e-Deklaracje. Wykorzystanie tej formy jest obligatoryjne dla wszystkich płatników, niezależnie od skali ich działalności czy liczby zatrudnionych osób.
Proces elektronicznego składania formularza wymaga opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jest to istotne rozróżnienie, gdyż wiele deklaracji składanych przez osoby fizyczne (np. PIT-37) można autoryzować danymi przychodowymi, jednak w przypadku IFT-2R, który dotyczy relacji z osobami prawnymi, taki uproszczony mechanizm nie znajduje zastosowania. Płatnik musi posiadać certyfikat kwalifikowany wydany przez uprawnione centrum certyfikacji, a osoba podpisująca musi być zarejestrowana w systemie urzędu skarbowego jako upoważniona do reprezentowania podmiotu (poprzez złożenie pełnomocnictwa UPL-1). System e-Deklaracje obsługuje dokumenty w formacie XML, który jest generowany przez interaktywne formularze PDF udostępniane przez Ministerstwo Finansów lub przez komercyjne systemy finansowo-księgowe. Przy korzystaniu z interaktywnych plików PDF należy zwrócić uwagę na kompatybilność oprogramowania. Zaleca się stosowanie aktualnych wersji czytników PDF, gdyż standardowe przeglądarki internetowe często nie obsługują zaawansowanych skryptów niezbędnych do poprawnego wyliczenia pól i weryfikacji struktury dokumentu.
Ważnym aspektem formy składania IFT-2R jest również obowiązek przekazania kopii tego dokumentu samemu podatnikowi (zagranicznemu kontrahentowi). W tym przypadku przepisy są mniej rygorystyczne co do formy technicznej. Płatnik może wysłać dokument pocztą tradycyjną, jednak w relacjach biznesowych standardem stało się przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej.
Właściwość organu podatkowego w sprawach dotyczących IFT-2R została scentralizowana w celu usprawnienia procesów kontrolnych oraz ujednolicenia standardów obsługi podmiotów zagranicznych. Aktualnie jedynym właściwym urzędem do przyjmowania informacji IFT-2R od wszystkich płatników w Polsce jest Lubelski Urząd Skarbowy w Lublinie. Centralizacja ta oznacza, że niezależnie od tego, gdzie płatnik ma siedzibę, elektroniczna wysyłka IFT-2R musi być skierowana do tego konkretnego urzędu. Dla płatników centralizacja ta jest ułatwieniem, gdyż eliminuje wątpliwości dotyczące właściwości miejscowej, która dawniej często zależała od miejsca prowadzenia działalności przez zagranicznego podatnika w Polsce, co bywało trudne do ustalenia.
W procesie składania dokumentu IFT-2R należy jednak rozróżnić dwa kierunki przepływu informacji:
Skierowanie formularza do niewłaściwego urzędu (np. do urzędu właściwego dla siedziby płatnika) jest częstym błędem, który może skutkować uznaniem informacji za niezłożoną, co w konsekwencji otwiera drogę do nałożenia kar przewidzianych w Kodeksie karnym skarbowym. Płatnicy powinni zatem upewnić się, że ich systemy finansowo-księgowe mają poprawnie skonfigurowany kod urzędu odbiorczego przed dokonaniem finalnej wysyłki deklaracji za dany rok.
Obowiązek sporządzenia i przesłania informacji IFT-2R spoczywa na podmiotach pełniących rolę płatnika zryczałtowanego podatku dochodowego od osób prawnych. Płatnikiem w tym rozumieniu jest każda osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej oraz osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, która dokonuje wypłat należności na rzecz zagranicznych osób prawnych (nierezydentów) z tytułów objętych podatkiem u źródła.
Kluczowym kryterium jest tutaj status odbiorcy płatności – musi to być podmiot niemający siedziby ani zarządu na terytorium Polski. Jeśli polska firma wypłaca wynagrodzenie innej polskiej firmie, IFT-2R nie znajduje zastosowania. Jeśli jednak ta sama płatność trafia do podmiotu zagranicznego, polski podmiot automatycznie wchodzi w rolę płatnika WHT i musi dopełnić obowiązków sprawozdawczych.
Szczególnie powszechnym przypadkiem w praktyce małych i średnich przedsiębiorstw jest korzystanie z usług reklamowych Meta (Facebook) czy Google. Mimo że płatności te są często dokonywane automatycznie z kart służbowych, z punktu widzenia prawa podatkowego polski przedsiębiorca nabywa usługi reklamowe od nierezydenta, co obliguje go do wystawienia IFT-2R, nawet jeśli posiada certyfikat rezydencji dostawcy i nie pobiera podatku.
Warto podkreślić, że obowiązek ten dotyczy również podmiotów, które same są zwolnione z podatku dochodowego (np. niektóre fundacje czy stowarzyszenia), jeśli tylko dokonują wypłat na rzecz zagranicznych osób prawnych. Istotnym elementem weryfikacji obowiązku jest zasada „należytej staranności”, która wymaga od płatnika sprawdzenia, czy jego kontrahent jest rzeczywistym właścicielem otrzymywanych środków.
Podstawowy termin złożenia informacji IFT-2R jest powiązany z rokiem podatkowym płatnika i upływa z końcem trzeciego miesiąca roku następującego po roku podatkowym, w którym dokonano wypłat.
Dla zdecydowanej większości podmiotów, których rok podatkowy pokrywa się z kalendarzowym, terminem tym jest 31 marca.
Istnieje jednak szereg sytuacji szczególnych, które zmieniają te standardowe ramy czasowe:
Należy mieć na uwadze, że termin uznaje się za zachowany, jeśli przed jego upływem formularz został skutecznie wysłany przez system e-Deklaracje, co potwierdza status 200 na dokumencie UPO. Awaria systemu po stronie płatnika lub wygaśnięcie ważności podpisu kwalifikowanego w ostatnim dniu terminu nie stanowią zazwyczaj skutecznego usprawiedliwienia, dlatego zaleca się dokonywanie wysyłki z odpowiednim wyprzedzeniem.
Krótka sekcja, same pola do wypełnienia
Poniżej znajduje się zestawienie kluczowych pól formularza IFT-2R w wersji (12), które muszą zostać uzupełnione przez płatnika. Pola jasne wypełnia składający, pola ciemne są zarezerwowane dla urzędu.
Pole 1: Identyfikator podatkowy NIP płatnika / podmiotu. Należy wpisać numer NIP polskiej firmy lub podmiotu, który wypłaca należności kontrahentowi zagranicznemu.
Pole 4: Data rozpoczęcia roku podatkowego (dzień-miesiąc-rok). Należy podać pierwszy dzień okresu rozliczeniowego, za który składana jest informacja.
Pole 5: Data zakończenia roku podatkowego (dzień-miesiąc-rok). Należy podać ostatni dzień okresu rozliczeniowego, za który składana jest informacja.
Część A. Miejsce i cel składania informacji
Pole 6: Urząd skarbowy (Lubelski Urząd Skarbowy w Lublinie). Należy wskazać urząd właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, którym jest Lubelski Urząd Skarbowy.
Pole 7: Cel złożenia formularza (1. złożenie informacji / 2. korekta informacji). Należy zaznaczyć, czy formularz jest składany po raz pierwszy, czy stanowi poprawkę wcześniej złożonej deklaracji.
Część B. Dane płatnika / podmiotu
Pole 8: Rodzaj płatnika (1. płatnik/podmiot niebędący osobą fizyczną, 2. osoba fizyczna). Należy określić formę prawną podmiotu, który dokonał wypłaty należności.
Pole 9: Nazwa pełna / Nazwisko, pierwsze imię, data urodzenia. Należy wpisać pełną nazwę firmy lub dane personalne w przypadku płatnika będącego osobą fizyczną.
Pole 10-18: Adres siedziby / zamieszkania. Należy podać dokładne dane adresowe siedziby firmy lub miejsca zamieszkania płatnika.
Część C. Dane podatnika
Pole 19: Identyfikator podatkowy NIP. Należy wpisać polski numer NIP nadany zagranicznemu kontrahentowi, jeżeli taki posiada.
Pole 20-21: Nazwa pełna i skrócona. Należy podać oficjalną oraz skróconą nazwę zagranicznego podmiotu, który otrzymał przychód.
Pole 22: Data rozpoczęcia działalności. Należy wpisać datę, w której zagraniczny kontrahent rozpoczął prowadzenie swojej działalności gospodarczej.
Pole 23: Rodzaj identyfikacji (1. podatkowej, 2. innej). Należy wybrać typ numeru identyfikacyjnego, którym posługuje się podatnik w swoim kraju rezydencji.
Pole 24: Numer identyfikacyjny podatnika. Należy wpisać zagraniczny numer identyfikacji podatkowej (np. VAT ID lub odpowiednik NIP) uzyskany w kraju siedziby.
Pole 25: Kraj kodu wydania. Należy wpisać dwuliterowy kod państwa, które nadało podatnikowi numer identyfikacyjny.
Pole 26: Podatnik i płatnik są podmiotami powiązanymi (1. tak, 2. nie). Należy określić, czy między stronami transakcji występują powiązania kapitałowe, osobowe lub zarządcze.
Pole 27-32: Adres siedziby podatnika za granicą. Należy podać pełny adres siedziby zagranicznego odbiorcy płatności w jego kraju macierzystym.
Część D. Rodzaje przychodów (dochodów) i wysokość pobranego zryczałtowanego podatku
Pole 33-71 Tabela z kolumnami:
Kolumna a: Symbol. Tutaj formularz przewiduje oznaczenie literowe odpowiadające konkretnemu rodzajowi przychodu wymienionemu w dalszej części formularza.
Kolumna b: Rodzaj przychodu (dochodu). Należy wybrać nazwę kategorii dochodu, taką jak odsetki, dywidendy czy należności licencyjne.
Kolumna c: Wysokość dochodu zwolnionego z opodatkowania. Należy podać kwotę przychodu, która na mocy umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub ustaw nie podlegała opodatkowaniu w Polsce.
Kolumna d: Wysokość dochodu podlegającego opodatkowaniu. Należy wpisać kwotę brutto przychodu, od której powinien zostać naliczony podatek dochodowy.
Kolumna e: Wysokość pobranego podatku. Należy podać faktyczną kwotę podatku, która została potrącona z wypłaty i odprowadzona do polskiego urzędu skarbowego.
Informacje uzupełniające do części D:
E. Opłaty za wywóz ładunków i pasażerów przyjętych do przewozu w portach polskich przez zagraniczne przedsiębiorstwa morskiej żeglugi handlowej.
W tej sekcji wykazuje się przychody zagranicznych przewoźników morskich uzyskane z transportu z polskich portów.
F. Przychody uzyskane na terytorium RP przez zagraniczne przedsiębiorstwa żeglugi powietrznej.
Należy tu wpisać kwoty należne zagranicznym liniom lotniczym za usługi zrealizowane na terenie Polski.
G. Dywidendy i inne przychody (dochody) z tytułu udziału w zyskach osób prawnych.
Należy wykazać wszelkie wypłaty z tytułu udziałów w zyskach, w tym dywidendy wypłacone zagranicznym udziałowcom.
H. Odsetki.
Należy podać łączną kwotę odsetek wypłaconych od pożyczek, kredytów lub innych instrumentów finansowych.
I. Należności licencyjne.
Należy wykazać płatności za korzystanie z praw autorskich, patentów, znaków towarowych oraz know-how.
J. Działalność widowiskowa, rozrywkowa lub sportowa.
Należy wpisać przychody wypłacone zagranicznym artystom, wykonawcom lub sportowcom za występy na terenie Polski.
K. Przychody z tytułu świadczeń: doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, usług rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze, z wyłączeniem świadczeń wymienionych w części H, I oraz J.
W tym miejscu należy ująć wynagrodzenia za szeroki katalog zagranicznych usług niematerialnych podlegających opodatkowaniu u źródła.
L. Przychód określony zgodnie z art. 21 ustawy o CIT (odsetki).
Należy podać kwotę odsetek, w stosunku do których zastosowano specyficzne zasady opodatkowania wynikające z art. 21 ustawy o CIT.
M. Przychód określony zgodnie z art. 21 ustawy o CIT (należności licencyjne).
Należy wykazać należności licencyjne rozliczane na podstawie ogólnych przepisów dotyczących podatku u źródła dla osób prawnych.
N. Przychód określony zgodnie z art. 22 ustawy o CIT (dywidendy).
Należy wpisać wartość dywidend podlegających opodatkowaniu lub zwolnieniu na podstawie szczegółowych przepisów art. 22 ustawy o CIT.
O. Przychód określony zgodnie z art. 21 ustawy o CIT, z wyłączeniem odsetek oraz należności licencyjnych ujętych w częściach L oraz M.
Należy tu podać pozostałe rodzaje przychodów wymienione w art. 21 ustawy o CIT, których nie zakwalifikowano do wcześniejszych kategorii.
P. Przychód z zysków kapitałowych, o których mowa w art. 7b ust. 1 pkt 3-6 ustawy o CIT, wypłacanych na rzecz podmiotu mającego siedzibę lub zarząd na terytorium lub w kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową.
Należy wykazać specyficzne zyski kapitałowe przekazywane do podmiotów z tzw. rajów podatkowych.
Q. Zobowiązania podatkowe z tytułu wypłat, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o CIT, oraz z tytułu udziału w zyskach osób prawnych, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o CIT - część Q wypełnia się, jeżeli formularz jest
sporządzany za cały rok podatkowy (IFT-2R).
W tej części podsumowuje się zobowiązania podatkowe płatnika wynikające z wypłat dokonanych w całym roku podatkowym.
Pola 72-119: Suma pobranego podatku w poszczególnych miesiącach. Należy podać łączną kwotę podatku zryczałtowanego potrąconego w każdym kolejnym miesiącu roku podatkowego.
R. Informacje uzupełniające
Pole 120: Liczba miesięcy składających się na rok podatkowy płatnika. Należy wpisać, ile miesięcy trwał okres rozliczeniowy, za który składany jest ten formularz.
S. Informacje dodatkowe
Pole 121: Data złożenia wniosku przez podatnika (dzień-miesiąc-rok). Należy podać datę, w której zagraniczny kontrahent zwrócił się do płatnika o wydanie informacji IFT-2R.
Pole 122: Data przekazania lub przesłania informacji podatnikowi (dzień-miesiąc-rok). Należy wpisać datę, w której dokument został wysłany lub doręczony zagranicznemu odbiorcy.
T. Podpis płatnika / podmiotu lub osoby upoważnionej przez płatnika / podmiot
Pole 123-124: Imię i nazwisko. Należy wpisać dane osoby odpowiedzialnej za przygotowanie i podpisanie formularza.
Pole 125: Data sporządzenia informacji (dzień - miesiąc - rok). Należy podać faktyczną datę wypełnienia formularza.
Pole 126: Podpis osoby odpowiedzialnej za treść informacji albo nadruk z imieniem, nazwiskiem oraz stanowiskiem służbowym. W tym polu wskazujemy osobę, która faktycznie wyliczyła kwoty i przygotowała dane w formularzu.
Pole 127: Podpis osoby / osób uprawnionych lub upoważnionych do reprezentowania płatnika / podmiotu albo nadruk z imieniem, nazwiskiem oraz stanowiskiem służbowym. W tym polu wskazujemy osobę uprawnioną do reprezentacji firmy (np. członek zarządu) lub pełnomocnik. Właściwy podpis formularza następuje w formie elektronicznej.
U. Dane osoby do kontaktu
Pole 128: Numer telefonu. Należy podać numer telefonu do osoby, która może udzielić wyjaśnień pracownikom urzędu skarbowego w sprawie danych zawartych w formularzu.
Pole 129: Adres e-mail. Należy wpisać adres poczty elektronicznej osoby wyznaczonej do kontaktu w sprawie niniejszej informacji.
Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 5 lutego 2025 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2025 poz. 278) Art. 26 ust. 3, 3b - 3d i 6 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, zwanej dalej „ustawą”.
PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.
Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.
Dołącz do programu resellerskiego i zostań specjalistą od przyjaznych formularzy, e-deklaracji i e-administracji, ponieważ fillup to formalności wypełnione.