VAT-UEK (5) Korekta informacji podsumowującej o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach i przemieszczaniach towarów w procedurze magazynu call-off stock

Szacowany czas czytania: 5-6 minut

Kluczowe wnioski:

• Korektę VAT-UEK należy złożyć niezwłocznie po wykryciu błędu w pierwotnej informacji VAT-UE.
• Formularz VAT-UEK służy do korygowania błędów w transakcjach wewnątrzwspólnotowych, w tym WDT, WNT i przemieszczeń w procedurze call-off stock.
• Najczęstsze błędy to nieprawidłowy NIP kontrahenta, błędna wartość transakcji, pominięcie transakcji lub wykazanie transakcji, która nie miała miejsca.
• W procedurze call-off stock ważne jest poprawne raportowanie przemieszczeń towarów, zmian nabywców i zwrotów.

Spis treści:

1. Jakie błędy w informacji podsumowującej VAT-UE wymagają korekty?
2. Jaki jest obowiązkowy termin złożenia korekty VAT-UEK?
3. Jak poprawnie wypełnić formularz VAT-UEK?
   1. Zasady wypełniania sekcji „Było” oraz „Jest”
4. Na czym polega procedura magazynu typu call-off stock?
   1. Jakie warunki muszą być spełnione dla procedury call-off stock?
   2. Jakie obowiązki ewidencyjne spoczywają na podatniku stosującym call-off stock?
5. Które informacje o call-off stock najczęściej wymagają korekty?
6. Jakie są potencjalne konsekwencje błędów w VAT-UEK?
7. W jaki sposób złożyć elektronicznie korektę VAT-UEK?

Jakie błędy w informacji podsumowującej VAT-UE wymagają korekty?

Formularz VAT-UEK to oficjalny dokument, który służy do poprawiania błędów w złożonej już informacji podsumowującej VAT-UE. Ta informacja jest niezbędna, bo dokumentuje transakcje wewnątrzwspólnotowe podatnika, takie jak WDT (Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów) czy WNT (Wewnątrzwspólnotowe Nabycie Towarów), a także świadczenie usług wewnątrz UE. Co ważne dla tego formularza, obejmuje on również przemieszczenia towarów w ramach procedury magazynu call-off stock do innego kraju członkowskiego. Jeśli tylko wykryjesz jakąkolwiek nieprawidłowość w pierwotnej informacji VAT-UE, musisz złożyć korektę VAT-UEK. Korekta za pomocą VAT-UEK staje się konieczna, gdy tylko zauważysz jakikolwiek błąd w złożonej informacji VAT-UE. Do najczęstszych pomyłek zaliczamy:

• podanie złego numeru VAT kontrahenta albo jego kodu kraju,
• wpisanie nieprawidłowej łącznej wartości transakcji z danym partnerem,
• pominięcie transakcji, która powinna była się znaleźć w zestawieniu,
• wykazanie transakcji, która w rzeczywistości nie miała miejsca lub nie powinna być raportowana w tym okresie,
• pomyłki dotyczące danych o przemieszczeniach towarów w procedurze call-off stock (np. zły NIP VAT nabywcy, niewłaściwe oznaczenie typu transakcji).

Pamiętaj, każda niezgodność ze stanem faktycznym oznacza konieczność złożenia korekty.

Jaki jest obowiązkowy termin złożenia korekty VAT-UEK?

Zgodnie z art. 101 ustawy o VAT, jeśli zauważysz błędy w złożonej informacji podsumowującej VAT-UE, masz obowiązek niezwłocznie złożyć jej korektę. Przepisy nie narzucają sztywnego terminu w dniach, ale sformułowanie "niezwłocznie" jasno wskazuje, że korektę trzeba złożyć bez zbędnej zwłoki zaraz po wykryciu błędu. Wszelkie opóźnienia mogą niestety wiązać się z negatywnymi konsekwencjami.

Jak poprawnie wypełnić formularz VAT-UEK?

Wypełnienie formularza VAT-UEK wymaga dokładności. Co ważne, korekta obejmuje wyłącznie te pozycje z pierwotnej informacji VAT-UE, które zawierały błędy. Nie musisz przepisywać danych, które były poprawne. Kluczowe jest, aby prawidłowo wykorzystać specjalne sekcje formularza do wskazania danych błędnych i tych poprawnych.

Zasady wypełniania sekcji „Było” oraz „Jest”

Formularz VAT-UEK ma charakterystyczną budowę, która ułatwia wprowadzanie poprawek. W odpowiednich sekcjach (C, D lub E – zależnie od rodzaju korygowanej transakcji) znajdziesz pola podzielone na dwie części:

• Sekcja „Było”: tutaj wpisujesz dokładnie te dane (np. kod kraju, NIP kontrahenta, kwotę transakcji), które błędnie podałeś w pierwotnej informacji VAT-UE dla konkretnej pozycji,
• Sekcja „Jest”: w tej części podajesz już poprawne dane dla korygowanej pozycji. Jeśli dana transakcja w ogóle nie powinna była być wykazana, sekcję „Jest” zostawiasz pustą albo wpisujesz "0" w polach kwotowych. Natomiast gdy korygujesz tylko wartość transakcji, numer VAT kontrahenta pozostaje taki sam w obu sekcjach.

Wypełniasz tylko te wiersze, które faktycznie wymagają korekty. Od 2016 roku nie trzeba już dołączać pisemnego uzasadnienia przyczyn złożenia korekty VAT-UEK. Wystarczy poprawnie wypełnić sam formularz, wskazując błędne i poprawne dane w odpowiednich rubrykach.

Na czym polega procedura magazynu typu call-off stock?

Procedura magazynu typu call-off stock to specjalne uproszczenie w rozliczaniu VAT, które dotyczy sytuacji, gdy podatnik (dostawca) przemieszcza towary z jednego państwa UE do magazynu w innym kraju członkowskim. Towary te są od początku przeznaczone dla konkretnego, znanego nabywcy, który odbiera je z magazynu wtedy, kiedy ich potrzebuje. Najważniejsze w tej procedurze jest to, że dostawę towarów (czyli WDT dla dostawcy i WNT dla nabywcy) rozpoznaje się podatkowo dopiero w momencie, gdy nabywca fizycznie pobierze towar z magazynu, a nie już przy jego przemieszczeniu. Dzięki temu dostawca często może uniknąć konieczności rejestrowania się do VAT w kraju nabywcy.

Jakie warunki muszą być spełnione dla procedury call-off stock?

Aby móc skorzystać z uproszczenia call-off stock, trzeba spełnić jednocześnie kilka warunków:

• towary wysyła lub transportuje dostawca (albo ktoś na jego zlecenie) do innego kraju UE, by tam dostarczyć je znanemu nabywcy na późniejszym etapie,
• dostawca nie ma siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w kraju UE, do którego towary są przemieszczane,
• nabywca, dla którego towary są wysyłane, jest zarejestrowany na potrzeby VAT w kraju, do którego towary trafiają, a jego tożsamość i numer VAT są znane dostawcy już w momencie rozpoczęcia wysyłki,
• dostawca musi rejestrować przemieszczenie towarów w specjalnej ewidencji,
• dostawca wykazuje przemieszczenie towarów (a także późniejszą ewentualną zmianę nabywcy) w informacji podsumowującej VAT-UE,
• towary muszą zostać odebrane przez nabywcę w ciągu 12 miesięcy od ich dotarcia do magazynu.

Jakie obowiązki ewidencyjne spoczywają na podatniku stosującym call-off stock?

Podatnicy, którzy decydują się na procedurę call-off stock, muszą prowadzić bardzo szczegółową ewidencję. Zgodnie z wymogami unijnej Dyrektywy 2006/112/WE (które zostały przeniesione do polskiej ustawy o VAT), ewidencja ta musi pozwalać na dokładne śledzenie towarów, ich przepływu i statusu. Powinna zawierać co najmniej takie informacje jak:

• państwo członkowskie wysyłki i przeznaczenia towarów,
• data wysyłki lub transportu towarów,
• numer VAT nabywcy, któremu towary mają być dostarczone,
• numer VAT operatora magazynu (jeśli to inna firma niż nabywca), adres magazynu,
• data przybycia towarów do magazynu,
• wartość, opis i ilość towarów, które dotarły do magazynu,
• data pobrania towarów z magazynu przez nabywcę (moment rozpoznania WDT/WNT),
• podstawa opodatkowania, opis i ilość pobranych towarów, numer VAT nabywcy,
• informacje o ewentualnym zwrocie towarów lub zmianie nabywcy.

Które informacje o call-off stock najczęściej wymagają korekty?

Poprawianie danych dotyczących procedury call-off stock w informacji podsumowującej odbywa się na identycznych zasadach jak korekta innych transakcji wewnątrzunijnych – używamy do tego formularza VAT-UEK. Trzeba znaleźć błędną pozycję w pierwotnej deklaracji VAT-UE (w części E, która dotyczy call-off stock) i wprowadzić poprawne dane w VAT-UEK, posługując się sekcjami „Było” i „Jest”. Najczęstsze błędy przy raportowaniu call-off stock, które zmuszają do złożenia VAT-UEK, to:

• podanie niewłaściwego numeru VAT nabywcy, na rzecz którego towary zostały przemieszczone,
• złe oznaczenie rodzaju informacji (np. czy to pierwotne przemieszczenie, zwrot towaru, czy zmiana nabywcy),
• zapomnienie o zaraportowaniu przemieszczenia towarów do magazynu call-off stock,
• nieprawidłowe zgłoszenie zwrotu towarów z magazynu z powrotem do kraju wysyłki,
• błędy w zgłoszeniu zmiany pierwotnie wskazanego nabywcy na innego podatnika, który również spełnia warunki procedury.

Zmiany w transakcjach call-off stock, na przykład zmiana nabywcy (o ile nowy nabywca także spełnia warunki procedury) albo zwrot towarów do kraju, z którego je wysłano, również trzeba odnotować w informacji podsumowującej VAT-UE. Jeżeli pierwotne zgłoszenie było błędne lub nie zawierało informacji o tych zdarzeniach, konieczne jest złożenie VAT-UEK. W korekcie, w sekcji „Było”, wpisujesz dane zgłoszone pierwotnie (lub zostawiasz puste, jeśli nic nie zgłoszono), a w sekcji „Jest” podajesz aktualne, poprawne dane – w tym właściwy numer VAT nowego nabywcy lub zaznaczasz odpowiedni kod oznaczający zwrot towarów, zgodnie z objaśnieniami do formularza VAT-UE/VAT-UEK.

Jakie są potencjalne konsekwencje błędów w VAT-UEK?

Niezłożenie korekty VAT-UEK na czas albo złożenie jej z błędami może niestety sporo kosztować. Przede wszystkim, pomyłki w informacjach podsumowujących mogą sprawić, że urząd skarbowy zakwestionuje prawo do zastosowania stawki 0% VAT dla WDT (w tym dla dostaw realizowanych w ramach call-off stock po pobraniu towaru). Co więcej, podawanie nieprawdy lub ukrywanie prawdy w deklaracjach podatkowych – a do takich należą informacje VAT-UE i ich korekty – może skończyć się nałożeniem sankcji, a nawet pociągnięciem do odpowiedzialności karno-skarbowej.

W jaki sposób złożyć elektronicznie korektę VAT-UEK?

Korekta informacji podsumowującej VAT-UEK, tak samo jak sama informacja VAT-UE, musi być składana wyłącznie drogą elektroniczną, czyli za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Podatnicy mają do dyspozycji kilka opcji:

• specjalistyczne programy księgowe, które mają wbudowaną funkcję wysyłki e-deklaracji,
• oficjalną aplikację e-Deklaracje Desktop, udostępnianą przez Ministerstwo Finansów,
• bramkę e-Deklaracje dostępną na stronie podatki.gov.pl, gdzie można użyć interaktywnych formularzy PDF (wymagany jest podpis elektroniczny lub dane autoryzujące).

Bardzo ważne jest, by wybrać aktualną wersję formularza VAT-UEK (obecnie obowiązuje wersja 5) i upewnić się, że masz odpowiednie narzędzie do autoryzacji wysyłki. Może to być kwalifikowany podpis elektroniczny albo dane autoryzujące (czyli kwota przychodu za wskazany rok podatkowy).

FAQ - Najczęściej zadawane pytania

Kiedy należy złożyć korektę VAT-UEK?

Korektę należy złożyć niezwłocznie po wykryciu błędu w pierwotnej informacji VAT-UE, aby uniknąć potencjalnych konsekwencji.

Jakie błędy najczęściej wymagają korekty w VAT-UEK?

Najczęstsze błędy to nieprawidłowy NIP kontrahenta, błędna wartość transakcji, pominięcie transakcji lub wykazanie transakcji, która nie miała miejsca.

Czy trzeba uzasadniać przyczynę korekty VAT-UEK?

Od 2016 roku nie trzeba już dołączać pisemnego uzasadnienia przyczyn złożenia korekty VAT-UEK; wystarczy poprawnie wypełnić formularz.

Jakie są konsekwencje błędów w VAT-UEK?

Błędy w VAT-UEK mogą skutkować zakwestionowaniem prawa do stawki 0% VAT dla WDT oraz nałożeniem sankcji karno-skarbowych.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2020 r. w sprawie informacji podsumowującej o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach i przemieszczeniach towarów w procedurze magazynu typu call-off stock (Dz.U. 2020 poz. 1138).

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.