Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR) jest uproszczoną formą ewidencji księgowej, w której przedsiębiorca rejestruje przychody z działalności i koszty ich uzyskania. Na podstawie PKPiR ustala się dochód (lub stratę) i oblicza należny podatek dochodowy.
Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia PKPiR (Dz. U. z 2025 r. poz. 1299). Główna zmiana: PKPiR prowadzi się co do zasady w formie elektronicznej przy użyciu programu komputerowego. Forma papierowa jest dopuszczalna wyłącznie dla podatników nieobowiązanych do przesyłania JPK_VAT (do końca 2026 r.).
Wzór PKPiR służy do prowadzenia bieżącej ewidencji przychodów i kosztów działalności gospodarczej. JPK_PKPIR to elektroniczny format przekazywania danych z księgi do urzędu skarbowego.
Dokument ten pełni 5 głównych funkcji:
Ewidencja przychodów i kosztów (rejestracja każdego zdarzenia gospodarczego: sprzedaży, zakupu, wynagrodzenia, pozostałych wydatków).
Ustalenie dochodu i zobowiązania podatkowego (przychody minus koszty = dochód; na tej podstawie oblicza się PIT).
Dowód w postępowaniu podatkowym (rzetelnie prowadzona PKPiR stanowi dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych).
Przekazanie danych do US w formacie JPK_PKPIR (od 2026 r. podatnicy JPK_VAT przesyłają księgę elektronicznie po zakończeniu roku; pozostali od 2027 r.).
Kontrola finansowa firmy (bieżący wgląd w wynik finansowy, monitorowanie kosztów i przychodów).
Ważne: Od 2026 r. limit przychodów uprawniający do prowadzenia PKPiR wynosi 2 500 000 EUR (10 646 500 zł w 2026 r. wg kursu NBP z 1.10.2025). Przekroczenie limitu oznacza obowiązek przejścia na pełną księgowość (księgi rachunkowe).
PKPiR prowadzą podatnicy PIT rozliczający się na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub podatkiem liniowym (19%), których przychody nie przekraczają limitu.
Osoby fizyczne prowadzące JDG: przedsiębiorcy rozliczający się PIT wg skali lub liniowo.
Wspólnicy spółek cywilnych osób fizycznych: każdy wspólnik lub spółka prowadzi jedną księgę.
Wspólnicy spółek jawnych, osób fizycznych i partnerskich: analogicznie.
Przedsiębiorstwa w spadku: kontynuacja działalności po śmierci przedsiębiorcy.
Podatnicy, których przychody netto przekroczyły 2 500 000 EUR (10 646 500 zł w 2026 r.) – muszą prowadzić księgi rachunkowe. Nie prowadzą PKPiR również osoby rozliczające się ryczałtem ewidencjonowanym (prowadzą ewidencję przychodów) ani kartą podatkową.
Od 2026 r. zmieniły się zasady prowadzenia i przesyłania PKPiR. Kluczowe terminy zależą od tego, czy podatnik jest zobowiązany do JPK_VAT.
| Obowiązek | Podatnicy JPK_VAT (od 1.01.2026) | Pozostali podatnicy (od 1.01.2027) |
|---|---|---|
| Forma prowadzenia PKPiR | Elektronicznie (program komputerowy) – obowiązkowa | Elektronicznie obowiązkowo od 2027; papierowo do końca 2026 |
| Wysłanie JPK_PKPIR do US | Obowiązkowe po zakończeniu roku | Obowiązkowe od 2027 r. |
| Wysłanie JPK_ST (ewidencja środków trwałych) | Obowiązkowe po zakończeniu roku | Obowiązkowe od 2027 r. |
| JPK_PKPIR na żądanie US | Nadal obowiązuje (art. 193a OP) | Nadal obowiązuje |
Ważne: Paragony bez NIP nabywcy nie mogą być od 2026 r. dowodem zakupu w PKPiR. Zlikwidowano też obowiązek niezwłocznego wpisu zakupu towarów – od 2026 r. wpis wg zasad potrącania KUP z art. 22 ust. 4 ustawy o PIT.
Nowy wzór PKPiR obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. (załącznik do rozporządzenia Dz. U. z 2025 r. poz. 1299).
Pobierz wzór PKPiR 2026 (PDF) – nowy wzór księgi do wydruku.
PKPiR składa się z kolumn określonych w rozporządzeniu. Nowy wzór 2026 zawiera dodatkowe kolumny związane z KSeF.
Kolumna 1: Numer kolejny wpisu.
Kolumna 2: Data zdarzenia gospodarczego.
Kolumna 3: Numer dowodu księgowego.
Kolumny 4–6: Dane kontrahenta (nazwa, adres, NIP).
Kolumna 7: Opis zdarzenia gospodarczego.
Kolumna 8: Przychody ze sprzedaży towarów i usług.
Kolumna 9: Pozostałe przychody.
Kolumna 10: Zakup towarów handlowych i materiałów.
Kolumna 11: Koszty uboczne zakupu.
Kolumna 12: Wynagrodzenia (w gotówce i naturze).
Kolumna 13: Pozostałe wydatki (koszty uzyskania przychodów).
Kolumna 16: Uwagi.
Od 2026 r. PKPiR prowadzi się co do zasady elektronicznie – w programie komputerowym spełniającym wymogi rozporządzenia.
Program księgowy (zalecane): fillup dla dużych firm lub firmly dla jednoosobowej działalności gospodarczej.
Biuro rachunkowe: prowadzenie PKPiR przez biuro z automatyczną wysyłką JPK.
Papierowo (wyłącznie do końca 2026 r.): tylko dla podatników nieobowiązanych do JPK_VAT. Księga musi być zbroszurowana, strony ponumerowane (§ 5 rozporządzenia).
Wskazówka: Wzór PKPiR jest narzędziem ewidencyjnym – nie składa się go do urzędu skarbowego jako formularz. Do US przesyła się plik JPK_PKPIR (elektronicznie, po zakończeniu roku lub na żądanie).
Aby prawidłowo prowadzić PKPiR, przedsiębiorca rejestruje przychody i koszty na bieżąco.
Krok 1: Wybierz program księgowy. Od 2026 r. forma elektroniczna jest obowiązkowa dla podatników JPK_VAT. Program musi generować JPK_PKPIR.
Krok 2: Rejestruj przychody (kol. 8–9). Każda sprzedaż: faktura, raport kasowy, nota księgowa.
Krok 3: Rejestruj koszty (kol. 10–13). Zakupy towarów (kol. 10), koszty uboczne (kol. 11), wynagrodzenia (kol. 12), pozostałe wydatki (kol. 13).
Krok 4: Prowadź ewidencję środków trwałych. Od 2026 r. obowiązkowa w formie elektronicznej (JPK_ST) dla podatników JPK_VAT.
Krok 5: Zamknij miesiąc/kwartał. Podsumowanie przychodów i kosztów – podstawa do obliczenia zaliczki na PIT.
Krok 6: Zamknij rok i oblicz dochód. Przychody minus koszty = dochód. Uwzględnij remanent (spis z natury).
Krok 7: Wyślij JPK_PKPIR i JPK_ST. Po zakończeniu roku – elektronicznie do urzędu skarbowego (od 2026 r. dla podatników JPK_VAT).
Przedsiębiorca prowadzący PKPiR powinien sprawdzić 8 kluczowych elementów.
1. Sprawdź, czy Twoje przychody nie przekroczyły limitu 2 500 000 EUR (10 646 500 zł w 2026 r.).
2. Upewnij się, że prowadzisz PKPiR elektronicznie (obowiązkowe od 2026 r. dla podatników JPK_VAT).
3. Rejestruj zdarzenia na bieżąco – chronologicznie, z numerami dowodów księgowych.
4. Nie używaj paragonów bez NIP jako dowodów zakupu (zmiana od 2026 r.).
5. Prowadź ewidencję środków trwałych (JPK_ST) równolegle z PKPiR.
6. Sprawdź, czy Twój program generuje JPK_PKPIR w aktualnej strukturze.
7. Wyślij JPK_PKPIR i JPK_ST po zakończeniu roku podatkowego.
8. Sporządź remanent (spis z natury) na koniec roku obrotowego.
Aby uniknąć błędów, przedsiębiorca musi prawidłowo klasyfikować przychody i koszty oraz prowadzić księgę terminowo.
| ❌ Najczęstszy błąd | ✓ Prawidłowe postępowanie |
|---|---|
| Prowadzenie PKPiR papierowo (podatnik JPK_VAT) | Od 2026 r. obowiązkowa forma elektroniczna dla podatników JPK_VAT |
| Użycie paragonu bez NIP jako dowodu księgowego | Od 2026 r. paragon bez NIP nie jest dowodem zakupu w PKPiR |
| Brak remanentu na koniec roku | Spis z natury obowiązkowy – wpływa na obliczenie dochodu |
| Błędna kolumna (np. koszt w kol. 10 zamiast 13) | Zakupy towarów → kol. 10; pozostałe koszty → kol. 13 |
| Niewysłanie JPK_PKPIR po zakończeniu roku | Obowiązek od 2026 r. (podatnicy JPK_VAT) / od 2027 r. (pozostali) |
Nie wiem, którą kolumnę zastosować: Kol. 8 = sprzedaż towarów/usług; kol. 9 = pozostałe przychody; kol. 10 = zakup towarów; kol. 13 = pozostałe koszty. W razie wątpliwości – skonsultuj z księgowym.
Program nie generuje JPK_PKPIR: Zmień program na taki, który obsługuje aktualną strukturę JPK_PKPIR. Od 2026 r. jest to obowiązkowe.
Przekroczenie limitu przychodów: Jeśli przychody netto przekroczyły 2 500 000 EUR – od nowego roku obowiązek przejścia na pełne księgi rachunkowe.
Błąd w księdze: Poprawa błędu: wpis korygujący z opisem. Nie wolno skreślać zapisów – jedynie dopisywać korekty.
PKPiR prowadzi się przez cały rok podatkowy. Sposób prowadzenia zależy od statusu podatnika.
| Sytuacja | Forma PKPiR | Obowiązek JPK_PKPIR |
|---|---|---|
| JDG, czynny VAT-owiec, przychody < 2,5 mln EUR | Elektroniczna (obowiązkowa od 2026) | Po zakończeniu roku (od 2026) |
| JDG, zwolniony z VAT, przychody < 2,5 mln EUR | Papierowa lub elektroniczna (do końca 2026); elektroniczna od 2027 | Na żądanie US (do 2026); po roku (od 2027) |
| Spółka cywilna osób fizycznych, czynny VAT | Elektroniczna (obowiązkowa od 2026) | Po zakończeniu roku (od 2026) |
| JDG, przychody > 2,5 mln EUR | NIE – obowiązek ksiąg rachunkowych | JPK_KR (księgi rachunkowe) |
| JDG, ryczałt ewidencjonowany | NIE – ewidencja przychodów | JPK_EWP |
| JDG, karta podatkowa | NIE – brak obowiązku ewidencji | Brak |
Wybór formy ewidencji zależy od formy opodatkowania i wysokości przychodów.
| Kryterium | PKPiR | Księgi rachunkowe (pełna księgowość) | Ewidencja przychodów (ryczałt) |
|---|---|---|---|
| Dla kogo? | Skala / liniowy, przychody < 2,5 mln EUR | Skala / liniowy, przychody ≥ 2,5 mln EUR (lub dob.) | Ryczałt ewidencjonowany |
| Złożoność | Uproszczona (17 kolumn) | Pełna (bilans, RZiS, informacja dodatkowa) | Najprostsza (tylko przychody) |
| Koszty | TAK – rejestrowane | TAK – pełna ewidencja | NIE – brak rejestracji kosztów |
| JPK | JPK_PKPIR | JPK_KR | JPK_EWP |
| Podstawa prawna | Art. 24a ustawy o PIT + rozp. Dz.U. 2025 poz. 1299 | Ustawa o rachunkowości | Art. 15 ustawy o ryczałcie |
Wzór PKPiR jest ewidencją księgową opartą na kolumnach. Poniżej 8 kluczowych parametrów.
Nazwa dokumentu: Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR). Nowy wzór od 1.01.2026 r.
Struktura: 17 kolumn (+ dodatkowe kolumny KSeF w nowym wzorze 2026).
Forma prowadzenia: Elektroniczna (obowiązkowa od 2026 r. dla podatników JPK_VAT, od 2027 r. dla pozostałych). Papierowa – wyłącznie do końca 2026 r. dla nie VAT-owców.
JPK_PKPIR: Plik XML z danymi z księgi – wysyłany po zakończeniu roku (od 2026) lub na żądanie US (art. 193a OP).
Limit przychodów 2026: 2 500 000 EUR = 10 646 500 zł netto (kurs NBP z 1.10.2025: 4,2586 zł).
Opodatkowanie: Skala podatkowa (12%/32%) lub podatek liniowy (19%).
Remanent: Spis z natury obowiązkowy na koniec roku – wpływa na obliczenie dochodu.
Podstawa prawna: Art. 24a ustawy o PIT (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.); rozporządzenie MFiG z 6.09.2025 (Dz. U. z 2025 r. poz. 1299).
Osoby fizyczne, wspólnicy spółek cywilnych/jawnych/partnerskich, rozliczający się z PIT wg skali lub liniowo, z przychodami poniżej 2 500 000 EUR rocznie.
Tylko jeśli nie jesteś obowiązany do przesyłania JPK_VAT. Od 2027 r. forma elektroniczna będzie obowiązkowa dla wszystkich podatników PKPiR.
2 500 000 EUR, co przy kursie NBP z 1.10.2025 (4,2586 zł) daje 10 646 500 zł netto.
Od 2026 r. podatnicy JPK_VAT przesyłają JPK_PKPIR po zakończeniu roku. Pozostali – od 2027 r. Na żądanie US – nadal obowiązuje w każdym przypadku.
Nowe rozporządzenie (Dz. U. 2025 poz. 1299): elektroniczna forma obowiązkowa, paragony bez NIP niedopuszczalne jako dowody, zmiana zasad wpisu zakupów, dodatkowe kolumny KSeF.
Wzór PKPiR 2026 dostępny jest do pobrania na portalu e-druki.pl w formacie PDF i XLSX.
Przedsiębiorca prowadzący PKPiR może potrzebować powiązanych dokumentów i ewidencji.
Ewidencja środków trwałych (JPK_ST): obowiązkowa równolegle z PKPiR. Od 2026 r. w formie elektronicznej.
Ewidencja VAT (JPK_V7M / JPK_V7K): obowiązkowa dla czynnych podatników VAT.
Spis z natury (remanent): obowiązkowy na koniec roku, na początek działalności, na likwidację.
PIT-36 / PIT-36L: roczne zeznanie podatkowe – dochód z PKPiR przenosi się do zeznania.
Program fillup: Aplikacja do elektronicznego wypełniania formularzy podatkowych z weryfikacją danych.
Art. 24a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.) – obowiązek prowadzenia PKPiR.
Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1299) – nowe zasady od 1.01.2026 r.
Art. 193a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111, z późn. zm.) – obowiązek przekazania ksiąg w formacie JPK na żądanie.
PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz – przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.
Pamiętaj, że podpisując dokument, kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz został zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.
Poniższa tabela przedstawia 10 kluczowych pojęć związanych z PKPiR.
| Pojęcie | Wyjaśnienie |
|---|---|
| PKPiR | Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów – uproszczona ewidencja księgowa dla podatników PIT (skala / liniowy). |
| JPK_PKPIR | Jednolity Plik Kontrolny dla PKPiR – elektroniczny format XML przekazywany do US po zakończeniu roku (od 2026) lub na żądanie. |
| JPK_ST | Jednolity Plik Kontrolny dla ewidencji środków trwałych – wysyłany razem z JPK_PKPIR. |
| Limit 2 500 000 EUR | Roczny limit przychodów netto uprawniający do prowadzenia PKPiR. W 2026 r.: 10 646 500 zł. |
| Remanent (spis z natury) | Spis towarów handlowych, materiałów i półproduktów na koniec roku. Wpływa na obliczenie dochodu. |
| Art. 24a ustawy o PIT | Przepis nakładający obowiązek prowadzenia PKPiR na podatników PIT. |
| Rozporządzenie Dz.U. 2025 poz. 1299 | Nowe rozporządzenie MFiG w sprawie PKPiR – obowiązuje od 1.01.2026 r. |
| KSeF | Krajowy System e-Faktur – nowy wzór PKPiR 2026 zawiera dodatkowe kolumny związane z KSeF. |
| Dowód księgowy | Dokument potwierdzający operację: faktura, rachunek, dowód wewnętrzny. Od 2026 r. paragon bez NIP niedopuszczalny. |
| Koszty uzyskania przychodów (KUP) | Wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu. Rejestrowane w kol. 10–13 PKPiR. |
Art. 9 ust. 1c, 1e i 1g ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. Art. 24a ust. 1e i 1f ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Art. 15 ust. 12 i 13 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Art. 193a § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 13 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnienia z obowiązku przesyłania części ksiąg rachunkowych na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2024 poz. 1861).
PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.
Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.
Dołącz do programu resellerskiego i zostań specjalistą od przyjaznych formularzy, e-deklaracji i e-administracji, ponieważ fillup to formalności wypełnione.