Nota obciążeniowa (nota księgowa obciążeniowa) jest dokumentem księgowym służącym do udokumentowania operacji gospodarczych, które nie podlegają podatkowi VAT. Potwierdza ona, że jedna strona ma zapłacić drugiej określoną kwotę z tytułu, który nie wynika ze sprzedaży towarów lub usług opodatkowanych VAT.
Nota obciążeniowa nie jest wprost wymieniona w ustawie o rachunkowości, ale stanowi pełnoprawny dowód księgowy w rozumieniu art. 20 ust. 2 tej ustawy, pod warunkiem że spełnia wymogi formalne z art. 21 ust. 1. Nota nie jest fakturą VAT, rachunkiem ani notą korygującą – nie można jej stosować zamiennie z tymi dokumentami.
Nota obciążeniowa służy do formalnego udokumentowania należności finansowej między stronami, która nie wynika z transakcji opodatkowanej VAT. Jest podstawą do zapisów w księgach rachunkowych lub KPiR – zarówno u wystawcy, jak i u odbiorcy.
Dokument ten pełni 5 głównych funkcji:
Dokumentowanie kar umownych: naliczenie kary za opóźnienie, nienależyte wykonanie umowy lub inne naruszenie warunków kontraktu.
Naliczanie odsetek za opóźnienie: formalne żądanie zapłaty odsetek ustawowych lub umownych za nieterminowe regulowanie należności.
Przenoszenie kosztów niepodlegających VAT: refakturowanie opłat sądowych, skarbowych, składek członkowskich, opłat administracyjnych.
Dochodzenie odszkodowań i rekompensat: formalne przedstawienie roszczenia odszkodowawczego lub rekompensaty za koszty odzyskiwania należności (40/70/100 EUR wg ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom).
Obciążenie pracownika za szkodę: udokumentowanie należności od pracownika za zniszczenie lub utratę mienia firmowego.
Ważne: Noty obciążeniowej nie stosuje się do dokumentowania sprzedaży towarów lub usług podlegających VAT – do tego służy wyłącznie faktura VAT. Nota dotyczy wyłącznie operacji pozostających poza zakresem VAT.
Notę obciążeniową wystawia wierzyciel – czyli strona, która domaga się zapłaty od drugiej strony (dłużnika). Wystawcą może być każdy podmiot gospodarczy: przedsiębiorca, spółka, instytucja, organizacja.
Przedsiębiorca: naliczający karę umowną, odsetki lub przenoszący koszty na kontrahenta.
Pracodawca: obciążający pracownika za szkodę materialną (zniszczenie mienia).
Wierzyciel: dochodzac rekompensatę za koszty odzyskiwania należności (40/70/100 EUR).
Ubezpieczyciel lub ubezpieczony: formalne przedstawienie roszczenia odszkodowawczego.
Nota obciążeniowa żąda zapłaty od odbiorcy (obciąża go kwotą). Nota uznaniowa działa odwrotnie – zmniejsza zobowiązanie odbiorcy (uznaje jego rachunek). Istnieje też nota obciążeniowo-uznaniowa, która łączy oba elementy w jednym dokumencie.
Przepisy nie określają sztywnego terminu wystawienia noty obciążeniowej. Notę wystawia się niezwłocznie po wystąpieniu zdarzenia będącego podstawą obciążenia (np. po upływie terminu płatności, stwierdzeniu naruszenia umowy, powstaniu szkody).
| Kryterium | Termin / Zasada | Uwagi |
|---|---|---|
| Wystawienie noty | Niezwłocznie po wystąpieniu zdarzenia | Brak ustawowego terminu – data zdarzenia = data operacji |
| Termin płatności | Określony przez wystawcę (np. 7/14/30 dni) | Wpisany w treści noty |
| Odsetki za opóźnienie | Od dnia następnego po upływie terminu płatności | Art. 481 Kodeksu cywilnego |
| Przedawnienie roszczeń | 2 lata (kary umowne) / 3 lata (świadczenia okresowe) / 6 lat (ogólne) | Art. 118 Kodeksu cywilnego |
Ważne: Brak wystawienia noty nie oznacza utraty roszczenia – nota jest dokumentem księgowym, nie warunkiem powstania należności. Roszczenie istnieje niezależnie od wystawienia noty.
Przepisy nie określają jednego oficjalnego wzoru noty obciążeniowej. Forma jest dowolna, pod warunkiem spełnienia wymogów art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Pobierz aktywny wzór noty obciążeniowej (PDF edytowalny) – wersja do wypełnienia na komputerze.
Nota obciążeniowa musi spełniać wymogi dla dowodów księgowych z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wymagane elementy to:
Rodzaj dowodu i numer identyfikacyjny: np. „Nota obciążeniowa nr 1/2026” – w ramach własnej numeracji firmy.
Dane stron (nazwy, adresy): pełna nazwa i adres wystawcy (wierzyciela) oraz odbiorcy (dłużnika).
Opis operacji i jej wartość: precyzyjny opis zdarzenia będącego podstawą obciążenia (np. „Kara umowna za opóźnienie – umowa nr X z dnia Y”) oraz kwota obciążenia.
Data operacji i data sporządzenia: data zdarzenia gospodarczego, a jeśli nota sporządzona później – również data sporządzenia dokumentu.
Dekretacja: wskazanie miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, podpis osoby odpowiedzialnej za księgowanie.
Ważne: Art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości NIE wymaga podania NIP stron ani podpisu wystawcy na nocie obciążeniowej. Podpis wystawcy (art. 21 ust. 1 pkt 5) dotyczy dowódów dokumentujących zmianę stanów aktywów – nota obciążeniowa nie dokumentuje takiej zmiany. W praktyce jednak podpis i NIP są powszechnie umieszczane dla wiarygodności dokumentu.
Notę obciążeniową wystawia się wewnętrznie w firmie – nie składa się jej do żadnego urzędu. Dokument sporządza się w dwóch egzemplarzach: oryginał dla odbiorcy (dłużnika), kopia dla wystawcy (wierzyciela).
Forma papierowa: wydruk formularza, podpis, wysłanie pocztą lub doręczenie osobiście.
Forma elektroniczna: plik PDF lub dokument w systemie księgowym – wysłanie e-mailem. Dopuszczalna, jeśli spełnia wymogi dowodu księgowego.
System księgowy: większość programów księgowych (np. Symfonia, Comarch ERP, wFąkturka) umożliwia wystawianie not obciążeniowych z automatyczną numeracją i księgowaniem.
Wskazówka: Opis operacji w nocie powinien wskazywać konkretny dokument źródłowy (numer umowy, numer faktury, datę zdarzenia). Brak takiego odniesienia może stwarzać ryzyko przy kontroli skarbowej.
Aby wystawić notę obciążeniową, wystawca uzupełnia wymagane elementy dowodu księgowego z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Krok 1: Wpisz numer noty i datę wystawienia. Np. „Nota obciążeniowa nr 3/2026, data: 15.03.2026”.
Krok 2: Wpisz dane wystawcy (wierzyciela) i odbiorcy (dłużnika). Pełna nazwa firmy, adres. W praktyce także NIP, choć nie jest wymagany przez art. 21.
Krok 3: Opisz zdarzenie będące podstawą obciążenia. Precyzyjnie: tytuł, numer umowy/faktury, okres, paragraf umowy. Np. „Kara umowna za opóźnienie w dostawie – § 8 umowy nr 12/2026 z dnia 10.01.2026”.
Krok 4: Wpisz kwotę obciążenia. Kwota liczbowo i słownie. Jedna kwota (brak podziału na netto/brutto/VAT – VAT nie występuje).
Krok 5: Określ termin płatności i sposób zapłaty. Np. „14 dni od daty otrzymania noty, przelew na rachunek nr...”.
Krok 6: Sporządź 2 egzemplarze i przekaz odbiory. Oryginał dla dłużnika, kopia dla wystawcy. Przekaz pocztą, osobiście lub e-mailem.
Przed wystawieniem noty obciążeniowej wystawca powinien sprawdzić 8 kluczowych elementów.
1. Upewnij się, że operacja NIE podlega VAT – jeśli podlega, wymagana jest faktura, nie nota.
2. Sprawdź, czy masz podstawę prawną lub umowną do obciążenia (paragraf umowy, przepis ustawy).
3. Precyzyjnie opisz zdarzenie – wskaż numer umowy, faktury lub datę zdarzenia.
4. Poprawnie oblicz kwotę obciążenia (kara umowna, odsetki, rekompensata).
5. Wpisz pełne dane obu stron (nazwy, adresy).
6. Określ termin płatności i sposób zapłaty.
7. Sporządź 2 egzemplarze (oryginał + kopia).
8. Sprawdź, czy kara umowna stanowi KUP – kary za wady dostarczonych towarów/usług NIE są kosztem podatkowym (art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT).
Aby uniknąć błędów, wystawca musi precyzyjnie opisać zdarzenie i zweryfikować, czy operacja rzeczywiście nie podlega VAT.
| ❌ Najczęstszy błąd | ✓ Prawidłowe postępowanie |
|---|---|
| Wystawienie noty zamiast faktury dla operacji podlegającej VAT | Weryfikacja, czy operacja podlega VAT – jeśli tak, wymagana faktura VAT |
| Ogólnikowy opis operacji (np. „obciążenie” bez szczegółów) | Precyzyjny opis: tytuł, numer umowy/faktury, paragraf, okres, sposób obliczenia kwoty |
| Zaliczenie kary umownej za wady do KUP | Kary za wady dostarczonego towaru/usługi NIE stanowią KUP (art. 16 ust. 1 pkt 22 CIT) |
| Podanie kwot netto/brutto/VAT na nocie | Nota nie zawiera VAT – jedna kwota bez podziału netto/brutto |
| Brak odniesienia do dokumentu źródłowego | Wskazanie konkretnego dokumentu źródłowego (umowa, faktura, zdarzenie) |
Kontrahent kwestionuje notę: Nota obciążeniowa nie jest decyzją administracyjną – kontrahent może ją zakwestionować. W razie sporu – wezwanie do zapłaty, a następnie postępowanie sądowe.
Nie wiem, czy operacja podlega VAT: W razie wątpliwości – skonsultuj z księgowym lub doradcą podatkowym. Kary umowne i odsetki za opóźnienie co do zasady nie podlegają VAT.
Błąd w wystawionej nocie: Należy wystawić notę korygującą (nota uznaniowa korygująca wcześniejsze obciążenie) lub anulować notę i wystawić nową.
Czy nota w walucie obcej jest dopuszczalna? Tak, ale kwota musi być przeliczona na PLN według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia noty.
Notę obciążeniową należy wystawić w każdej sytuacji, gdy operacja gospodarcza nie podlega VAT i wymaga udokumentowania należności.
| Sytuacja | Nota obciążeniowa? | Uwagi |
|---|---|---|
| Naliczenie kary umownej za opóźnienie w dostawie | TAK | Kara umowna nie podlega VAT; nota = dowód księgowy |
| Naliczenie odsetek za nieterminową płatność | TAK | Odsetki ustawowe/umowne – nie podlegają VAT |
| Rekompensata 40/70/100 EUR za koszty odzyskiwania należności | TAK | Na podstawie art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom |
| Obciążenie pracownika za zniszczenie mienia | TAK | Szkoda materialna – nie jest sprzedażą ani usługą |
| Sprzedaż towaru kontrahentowi | NIE – faktura VAT | Sprzedaż towarów podlega VAT – nota niedopuszczalna |
| Przeniesienie opłat sądowych/skarbowych na kontrahenta | TAK | Opłaty publicznoprawne nie podlegają VAT |
Aby wybrać odpowiedni dokument, wystawca musi określić, czy operacja podlega VAT.
| Kryterium | Nota obciążeniowa | Faktura VAT | Nota korygująca |
|---|---|---|---|
| Zakres | Operacje niepodlegające VAT (kary, odsetki, odszkodowania) | Sprzedaż towarów i usług opodatkowanych VAT | Korygowanie błędów w otrzymanych fakturach (dane nabywcy) |
| VAT | NIE – brak stawek, netto/brutto | TAK – stawki VAT, kwoty netto/brutto | Nie dotyczy VAT – korekta danych formalnych |
| Podstawa prawna | Art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości | Art. 106a–106q ustawy o VAT | Art. 106k ustawy o VAT |
| Kto wystawia? | Wierzyciel (strona żądająca zapłaty) | Sprzedawca | Nabywca (koryguje dane na otrzymanej fakturze) |
| Forma | Dowolna (papier/elektronicznie) | Określona przepisami VAT | Określona przepisami VAT |
Nota obciążeniowa jest dokumentem księgowym, którego treść reguluje ustawa o rachunkowości. Poniżej 8 kluczowych parametrów.
Nazwa dokumentu: Nota obciążeniowa (nota księgowa obciążeniowa) – nazwa umowna, nie zdefiniowana ustawowo.
Forma dokumentu: Dowolna – papierowa lub elektroniczna, pod warunkiem spełnienia wymogów art. 21 ust. 1.
Liczba egzemplarzy: 2 – oryginał dla odbiorcy (dłużnika), kopia dla wystawcy (wierzyciela).
VAT: Nie występuje – nota dotyczy wyłącznie operacji poza zakresem VAT.
Podpis wystawcy: Nie wymagany przez art. 21 ust. 1 pkt 5 (nota nie dokumentuje zmiany stanów aktywów). W praktyce zalecany.
KUP / Przychód: Kwota z noty może stanowić KUP lub przychód podatkowy, z wyjątkami (art. 16 ust. 1 pkt 22 CIT: kary za wady NIE są KUP).
Waluta: PLN lub obca – przy walucie obcej przeliczenie na PLN wg średniego kursu NBP.
Podstawa prawna: Art. 20 ust. 2 i art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522, z późn. zm.).
Nie – podpis wystawcy nie jest wymagany. Art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości wymaga podpisu tylko przy dowodach dokumentujących zmianę stanów aktywów (wydanie/przyjęcie składników). Nota obciążeniowa nie dokumentuje takiej zmiany. W praktyce podpis jest jednak zalecany dla wiarygodności.
Tylko jeśli usługa nie podlega VAT. Jeśli usługa jest opodatkowana VAT – wymagana jest faktura, nie nota.
Zależy od rodzaju kary. Kary umowne za opóźnienie w dostawie stanowią KUP. Natomiast kary za wady dostarczonego towaru, wykonanych robót lub usług NIE stanowią KUP (art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT).
Tak, ale kwota musi być przeliczona na PLN według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia noty.
Nota obciążeniowa żąda zapłaty (obciąża dłużnika kwotą). Nota uznaniowa zmniejsza zobowiązanie (uznaje rachunek dłużnika). Można też wystawić notę obciążeniowo-uznaniową, która łączy oba elementy.
Należy skontaktować się z wystawcą w celu wyjaśnienia lub korekty. Wystawca może wystawić notę korygującą (uznaniową) lub anulować błędną notę i wystawić nową.
Wystawca noty obciążeniowej może potrzebować powiązanych dokumentów.
Nota uznaniowa: dokument zmniejszający zobowiązanie dłużnika – przeciwieństwo noty obciążeniowej.
Nota korygująca (art. 106k ustawy o VAT): dokument korygujący błędne dane formalne w otrzymanej fakturze VAT (nie mylić z notą obciążeniową).
Wezwanie do zapłaty: dokument przedsądowy wzywający dłużnika do uregulowania należności – może być wystawiony równolegle z notą.
Faktura VAT: dokument sprzedaży towarów/usług opodatkowanych VAT – nota obciążeniowa NIE jest jej zamiennikiem.
Program fillup: Aplikacja do elektronicznego wypełniania formularzy księgowych z weryfikacją danych.
Art. 20 ust. 2 i art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522, z późn. zm.) – wymogi dla dowodów księgowych.
Art. 481 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061, z późn. zm.) – odsetki ustawowe za opóźnienie.
Art. 10 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1075, z późn. zm.) – rekompensata za koszty odzyskiwania należności.
Art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 278, z późn. zm.) – wyłączenie kar za wady z KUP.
PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz – przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.
Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz został zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.
Poniższa tabela przedstawia 10 kluczowych pojęć związanych z notą obciążeniową.
| Pojęcie | Wyjaśnienie |
|---|---|
| Nota obciążeniowa | Dokument księgowy dokumentujący należność z operacji niepodlegającej VAT (kary umowne, odsetki, odszkodowania). Nazwa umowna. |
| Nota uznaniowa | Dokument zmniejszający zobowiązanie dłużnika – przeciwieństwo noty obciążeniowej (np. korekta błędnie naliczonej kary). |
| Nota obciążeniowo-uznaniowa | Dokument łączący obciążenie i uznanie w jednym dokumencie (np. naliczenie kary i jednoczesne uznanie części należności). |
| Dowód księgowy | Dokument stanowiący podstawę zapisu w księgach rachunkowych. Wymogi określa art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. |
| Kara umowna | Kwota należna za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania (art. 483 KC). Nie podlega VAT. KUP – zależy od typu. |
| Odsetki ustawowe za opóźnienie | Odsetki naliczane od dnia następnego po upływie terminu płatności (art. 481 KC). Nie podlegają VAT. |
| Rekompensata 40/70/100 EUR | Ryczałt za koszty odzyskiwania należności w transakcjach handlowych (art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu opóźnieniom). Dokumentowana notą. |
| Art. 16 ust. 1 pkt 22 CIT | Przepis wyłączający z KUP kary umowne za wady dostarczonego towaru, wykonanych robót lub usług. |
| KPiR | Podatkowa księga przychodów i rozchodów – nota obciążeniowa może być podstawą wpisu, jeśli spełnia wymogi dowodu księgowego. |
| Dekretacja | Wskazanie miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, z podpisem osoby odpowiedzialnej za księgowanie. |
Art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2013, poz. 330 ze zm.).
PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.
Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.
Dołącz do programu resellerskiego i zostań specjalistą od przyjaznych formularzy, e-deklaracji i e-administracji, ponieważ fillup to formalności wypełnione.