Szacowany czas czytania: 3-4 minut
Kluczowe wnioski:
Spis treści:
Nota korygująca to oficjalny dokument, który służy do poprawiania błędów na już wystawionej fakturze. Używa się jej głównie do korekty drobnych pomyłek formalnych – takich, które nie zmieniają kluczowych danych podatkowych, jak wartość sprzedaży czy kwota VAT. Ważne jest, że notę korygującą może wystawić jedynie nabywca towaru lub usługi, czyli odbiorca faktury z błędami. Gotowy dokument przekazuje się sprzedawcy (wystawcy pierwotnej faktury) do akceptacji.
Aby nota korygująca była ważna, musi spełniać wymogi art. 106k ust. 3 ustawy o VAT. Oznacza to, że koniecznie trzeba w niej zawrzeć następujące elementy:
Notę korygującą stosuje się tylko wtedy, gdy na fakturze pojawią się błędy formalne, niemające wpływu na istotne dane podatkowe. Za jej pomocą można więc poprawić pomyłki niezwiązane z ceną, wartością sprzedaży, stawką czy kwotą VAT, ani z ogólną kwotą do zapłaty. Służy ona do korekty nieścisłości w danych identyfikacyjnych stron czy w opisie transakcji, o ile nie zmienia to podstaw rozliczenia. Do typowych pomyłek, które można w ten sposób sprostować, należą na przykład:
Gdy nabywca wystawi notę korygującą, musi ją dostarczyć sprzedawcy – temu, kto wystawił korygowaną fakturę. Najważniejsze jest, aby sprzedawca zaakceptował treść noty. Przepisy nie narzucają konkretnej formy tej akceptacji, ale musi istnieć możliwość jej udowodnienia. W praktyce sprzedawca może potwierdzić zgodę na korektę, podpisując kopię noty, odsyłając podpisany dokument pocztą, albo odpowiadając na e-mail czy inną wiadomość elektroniczną, z której jasno wynika jego zgoda.
Nota korygująca nie jest dokumentem księgowym w myśl przepisów o rachunkowości czy VAT, dlatego nie podlega księgowaniu. Nie ujmuje się jej ani w rejestrach VAT (zakupu u nabywcy, sprzedaży u sprzedawcy), ani w księgach rachunkowych, ponieważ nie wpływa na wynik finansowy czy stan majątku firmy. Jej jedyną funkcją jest formalne poprawienie danych na oryginalnej fakturze.
Chociaż cyfryzacja postępuje, papierowe druki not korygujących wciąż są w użyciu. Często spotyka się gotowe formularze samokopiujące, jak popularny wzór 108-3E NK (zwykle formatu A5), które zawierają oryginał dla sprzedawcy i kopię dla nabywcy. Używanie takich gotowców ułatwia wypełnienie wszystkich pól i jest praktyczne dla firm ceniących tradycyjną, papierową dokumentację. Fakt, że można je łatwo kupić w sklepach biurowych, potwierdza, że nadal są potrzebne.
Główna różnica między notą korygującą a fakturą korygującą dotyczy tego, kto je wystawia i jakie błędy można nimi poprawić. Notę wystawia nabywca dla błędów formalnych, a fakturę korygującą sprzedawca – dla błędów wpływających na rozliczenia. Najważniejsze różnice pokazuje tabela:
| Cecha | Nota korygująca (NK) | Faktura korygująca | | ---------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Kto wystawia? | Wyłącznie nabywca (odbiorca faktury) | Wyłącznie sprzedawca (wystawca faktury) | | Co koryguje? | Błędy formalne (np. adres, NIP, nazwa firmy, opis towaru – bez wpływu na wartość/VAT) | Błędy istotne dla rozliczeń (np. cena, ilość, rabat, stawka VAT, kwota podatku, wartość sprzedaży) | | Czy się księguje? | Nie (nie podlega księgowaniu) | Tak (wpływa na rozliczenie VAT i podatku dochodowego) | | Czy wymaga akceptacji? | Tak, wymagana akceptacja sprzedawcy | Nie (sprzedawca musi ją tylko dostarczyć nabywcy) |
Wybór właściwego dokumentu zależy więc od charakteru błędu na fakturze. Drobne pomyłki formalne poprawia nabywca notą korygującą. Natomiast wszystkie zmiany dotyczące kwot czy stawek podatkowych wymagają wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę.
Kto jest uprawniony do wystawienia noty korygującej?
Notę korygującą może wystawić wyłącznie nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę z błędami formalnymi.
Jakie rodzaje błędów można poprawić za pomocą noty korygującej?
Nota korygująca służy do poprawy błędów formalnych, takich jak pomyłki w nazwie firmy, adresie, numerze NIP czy opisie towaru, o ile nie wpływają one na wartość sprzedaży czy kwotę VAT.
Czy nota korygująca wpływa na rozliczenia VAT lub dochodowe?
Nie, nota korygująca nie wpływa na rozliczenia podatkowe i nie jest dokumentem księgowym podlegającym księgowaniu w rejestrach VAT czy księgach rachunkowych.
W jakiej formie sprzedawca może zaakceptować notę korygującą?
Przepisy nie precyzują formy akceptacji; może to być podpisanie kopii noty, potwierdzenie mailowe lub inna forma, która pozwala na udowodnienie zgody sprzedawcy.
Czym różni się nota korygująca od faktury korygującej?
Nota korygująca poprawia błędy formalne i wystawia ją nabywca, natomiast faktura korygująca poprawia błędy wpływające na rozliczenia (np. cena, VAT) i wystawia ją sprzedawca.
Art. 106k ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2011, nr 1077, poz. 1054 ze zm.).
PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.
Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.
Dołącz do programu resellerskiego i zostań specjalistą od przyjaznych formularzy, e-deklaracji i e-administracji, ponieważ fillup to formalności wypełnione.