Szacowany czas czytania: 5-6 minut
Kluczowe wnioski:
Spis treści:
Nota księgowa to specyficzny dowód księgowy używany w polskiej rachunkowości. Służy głównie do dokumentowania takich operacji gospodarczych, przy których prawo – zwłaszcza ustawa o VAT – nie wymaga wystawiania faktury. Jest to po prostu formalne potwierdzenie, że zaszło jakieś zdarzenie, które zmienia stan aktywów, pasywów, przychodów czy kosztów firmy.
Na podstawie noty księgowej dokonuje się zapisów w księgach rachunkowych. Dokumentuje ona zarówno transakcje z partnerami zewnętrznymi (kontrahentami), jak i różne operacje wewnątrz firmy. To dość elastyczne narzędzie, które pozwala zarejestrować rozmaite zdarzenia – takie, które nie pasują do typowej sprzedaży towarów czy usług objętej VAT-em.
Chociaż nie ma jednego, oficjalnego wzoru noty księgowej, to żeby mogła być podstawą do zapisów w księgach, musi zawierać elementy wymagane dla dowodów księgowych przez ustawę o rachunkowości. Do kluczowych elementów noty księgowej zaliczamy:
Dzięki spełnieniu tych wymogów dokumentacja księgowa jest rzetelna i kompletna.
Noty księgowej używa się w różnych sytuacjach, gdy nie wystawia się faktury VAT. Najczęściej chodzi o obciążenie kontrahenta kwotami innymi niż za sprzedaż towarów czy usług. Dobrym przykładem jest naliczanie odsetek za opóźnienia w płatnościach albo kar umownych za niedotrzymanie warunków umowy. Nota księgowa przydaje się też do dokumentowania przeniesienia na kogoś innego kosztów nieobjętych VAT-em – na przykład opłat sądowych, administracyjnych czy ubezpieczeń, które zapłaciliśmy w czyimś imieniu (to tzw. refakturowanie kosztów bez VAT).
Inny przypadek to uznanie należności – czyli udokumentowanie operacji, które zmniejszają czyjeś zobowiązania wobec nas lub zwiększają nasze należności od kogoś (np. zwrot kaucji, przyznanie rabatu, którego nie obejmuje faktura korygująca). Noty księgowe stosuje się również do korekty błędów w innych dokumentach księgowych, pod warunkiem, że błąd nie dotyczy danych ważnych dla VAT (wtedy potrzebna jest faktura korygująca). Co więcej, noty mogą dokumentować rozliczenia wewnętrzne w firmie, jak przesunięcia między działami czy rozliczanie kosztów między nimi.
Tym, co przede wszystkim odróżnia notę księgową od faktury, jest jej powiązanie z podatkiem od towarów i usług (VAT). Noty używa się do ewidencji zdarzeń gospodarczych, które albo w ogóle nie podlegają pod ustawę o VAT, albo są z niego zwolnione w taki sposób, że nie trzeba wystawiać faktury. Krótko mówiąc, na nocie księgowej nie znajdziemy kwoty podatku VAT.
Dlatego właśnie noty księgowe świetnie nadają się do dokumentowania takich operacji jak kary umowne, odsetki za opóźnienie, odszkodowania czy przenoszenie kosztów, które VAT-u nie dotyczą. Jeżeli natomiast jakaś transakcja podlega opodatkowaniu VAT (nawet jeśli to stawka 0% lub zwolnienie, ale przepisy wymagają faktury), to trzeba wystawić fakturę, a nie notę księgową.
Co do zasady, przepisy ustawy o rachunkowości nie wymagają formalnej akceptacji (podpisu) odbiorcy, by nota księgowa była ważnym dowodem księgowym dla wystawcy. Wystarczą dane odbiorcy i potwierdzenie, że nota została mu przekazana (np. potwierdzenie nadania listu, e-mail). Mimo to, w praktyce warto postarać się o akceptację odbiorcy, zwłaszcza przy notach obciążających go karami umownymi czy odsetkami.
Akceptacja odbiorcy to dodatkowy dowód, że uznał on dług, co ułatwia późniejsze dochodzenie roszczeń. Jej brak nie unieważnia noty jako dokumentu księgowego dla wystawcy, ale z pewnością komplikuje windykację, jeśli odbiorca podważa zasadność obciążenia. Przy niektórych operacjach, na przykład korektach błędów, wzajemne uzgodnienie i potwierdzenie jest wręcz wskazane, by zachować spójność w księgach obu firm.
Mimo że 'nota księgowa' to termin ogólny, w praktyce często mówimy o dwóch jej głównych rodzajach, zależnie od tego, jaką operację dokumentują: jest to nota obciążeniowa i nota uznaniowa.
To rozróżnienie ułatwia prawidłową klasyfikację i księgowanie operacji gospodarczych.
Nowoczesne systemy księgowe i oprogramowanie typu ERP (Enterprise Resource Planning) bardzo ułatwiają wystawianie, ewidencjonowanie i ogólne zarządzanie notami księgowymi. Mają specjalne funkcje, które automatyzują i porządkują cały proces. Zwykle dostępne są gotowe szablony not księgowych (obciążeniowych i uznaniowych), dzięki którym łatwiej pamiętać o wszystkich obowiązkowych elementach.
Takie systemy często same nadają kolejne, unikalne numery notom, co zapobiega błędom i pilnuje ciągłości numeracji. Pozwalają też łatwo wprowadzać dane kontrahentów (często pobierając je z bazy partnerów), opisy operacji i kwoty. Gotową notę można zazwyczaj wygenerować jako PDF, a czasem nawet w formacie ustrukturyzowanym (np. XML), co ułatwia elektroniczną wysyłkę i archiwizację. Co ważne, funkcje związane z notami księgowymi są często połączone z innymi modułami systemu – księgą główną, rozrachunkami, a nawet raportowaniem finansowym czy rozliczeniami podatkowymi (np. CIT). Gwarantuje to spójność danych w całym systemie finansowo-księgowym firmy.
Noty księgowe, jako dowody będące podstawą zapisów w księgach, trzeba obowiązkowo archiwizować. Wymagają tego zarówno ustawa o rachunkowości, jak i Ordynacja podatkowa. To, jak długo trzeba przechowywać dokumentację księgową (w tym noty), zależy głównie od terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
Ogólna zasada z Ordynacji podatkowej mówi, że księgi podatkowe (a więc i dokumenty źródłowe jak noty, które mogą wpływać np. na podatek CIT) przechowuje się do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zazwyczaj jest to 5 lat, liczone od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Ustawa o rachunkowości również wspomina o minimum 5 latach dla zatwierdzonych sprawozdań finansowych. W praktyce oznacza to, że noty księgowe trzeba przechowywać przez co najmniej 5 lat, dbając o to, by były bezpieczne – chronione przed zniszczeniem, uszkodzeniem czy dostępem niepowołanych osób.
Czy nota księgowa musi być zaakceptowana przez odbiorcę?
Formalna akceptacja nie jest wymagana, ale jest zalecana, szczególnie gdy nota obciąża odbiorcę karami lub odsetkami.
Czym różni się nota obciążeniowa od uznaniowej?
Nota obciążeniowa służy do obciążenia odbiorcy kwotą, a nota uznaniowa do uznania go kwotą, czyli zmniejszenia jego długu.
Jak długo trzeba przechowywać noty księgowe?
Zazwyczaj noty księgowe należy przechowywać przez co najmniej 5 lat.
Czy na nocie księgowej znajduje się podatek VAT?
Nie, nota księgowa nie zawiera podatku VAT.
PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.
Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.
Dołącz do programu resellerskiego i zostań specjalistą od przyjaznych formularzy, e-deklaracji i e-administracji, ponieważ fillup to formalności wypełnione.