Szacowany czas czytania: 4-5 minut
Kluczowe wnioski:
Spis treści:
Nota obciążeniowa, znana też jako nota księgowa obciążeniowa, to po prostu dokument używany w polskiej księgowości. Przydaje się do zapisywania takich operacji gospodarczych, które z jakiegoś powodu nie są objęte podatkiem VAT. Potwierdza ona, że jedna firma ma zapłacić drugiej określoną kwotę, ale nie wynika to ze sprzedaży towarów czy usług opodatkowanych VAT-em. Ważne: to nie jest faktura VAT ani refaktura i nie można jej używać zamiast nich, jeśli prawo wymaga właśnie faktury.
Notę obciążeniową wystawiasz tylko wtedy, gdy dana transakcja czy zdarzenie finansowe nie podpada pod przepisy o VAT. Nie użyjesz jej więc do zwykłej sprzedaży towarów czy usług, które są opodatkowane. To narzędzie do załatwiania spraw finansowych wynikających z innych umów czy przepisów. Kiedy konkretnie się przydaje? Na przykład do naliczania kar umownych, gdy kontrahent spóźnił się ze zleceniem, albo dostarczył usługę poniżej oczekiwań, a umowa przewiduje za to kary. Notą zażądasz też zapłaty odsetek za opóźnienia w płatnościach, jeśli nie dotyczą one transakcji VAT-owskich. Możesz nią również przerzucić na kogoś inne koszty niezwiązane z VAT, jak opłaty sądowe, skarbowe czy składki członkowskie, które zapłaciłeś za kogoś i chcesz odzyskać pieniądze. Przyda się też przy dochodzeniu odszkodowań, np. od ubezpieczyciela – formalnie przedstawisz kwotę roszczenia. Notą można też poprawiać błędy w innych papierach księgowych (o ile nie dotyczą VAT) albo obciążyć pracownika za zniszczenie firmowego sprzętu, jeśli regulamin lub umowa na to pozwala.
Prawo nie dyktuje jednego konkretnego wzoru noty obciążeniowej, ale musi ona trzymać się wymogów dla dowodów księgowych z art. 21 Ustawy o rachunkowości. Żeby była w porządku, musi zawierać przynajmniej te informacje:
Nota obciążeniowa ma kilka ważnych cech, które odróżniają ją od innych dokumentów księgowych, szczególnie od faktur VAT. Warto je znać, żeby poprawnie używać noty w firmie.
Kluczowa sprawa: nota obciążeniowa dotyczy tylko operacji, które nie podlegają pod VAT. Dlatego na samej nocie nie znajdziesz żadnych stawek ani kwot tego podatku. Kwota na nocie to od razu wartość brutto i netto w jednym, bo VAT-u tu po prostu nie ma. To główna różnica w porównaniu do faktury VAT.
Przepisy nie mówią dokładnie, jak ma wyglądać nota. Możesz ją wystawić na papierze albo elektronicznie – ważne, żeby spełniała formalne wymogi dla dowodu księgowego z Ustawy o rachunkowości. Dobrze przygotowana nota to pełnoprawny dokument księgowy. Na jej podstawie można robić zapisy w księgach rachunkowych (albo KPiR) – i u tego, kto ją wystawił, i u tego, kto ją dostał.
Zazwyczaj notę obciążeniową przygotowuje się w dwóch kopiach. Oryginał dajesz odbiorcy – czyli firmie, od której domagasz się pieniędzy (dłużnikowi). Kopia zostaje u Ciebie (jako wierzyciela) i na jej podstawie księgujesz należność u siebie. Oryginał możesz wysłać pocztą, dać osobiście albo przesłać mailem, jeśli tak się umówiliście.
Tak, kwoty z noty obciążeniowej mają znaczenie przy rozliczaniu podatku dochodowego (PIT lub CIT). Jeśli wystawiasz notę, to pieniądze, które dostaniesz (np. odszkodowanie, karę umowną), będą dla Ciebie najczęściej przychodem podatkowym – liczy się data otrzymania kasy lub termin płatności, zależy od metody rozliczeń. Jeśli to Ty dostajesz notę i płacisz, ta kwota (np. kara umowna, odsetki) może być dla Ciebie kosztem uzyskania przychodu, ale tylko jeśli spełnia ogólne warunki dla kosztów podatkowych z ustawy. Dobrze wystawiona nota obciążeniowa może być podstawą do wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR) albo w księgach rachunkowych. Warunkiem uznania wydatku lub zarobku w kontekście podatkowym jest, że kwota wskazana w nocie stanowi zgodnie z przepisami podatkowymi - odpowiednio przychód lub koszt podatkowy.
Czy notę obciążeniową można wystawić za usługi?
Tak, ale tylko jeśli te usługi nie podlegają opodatkowaniu VAT.
Czy nota obciążeniowa musi być podpisana?
Podpis nie jest zawsze wymagany, ale zaleca się go dla ważności dokumentu.
Co zrobić, gdy otrzymam błędną notę obciążeniową?
Należy skontaktować się z wystawcą w celu korekty lub wyjaśnienia.
Czy notę obciążeniową można wystawić w walucie obcej?
Tak, ale należy pamiętać o przeliczeniu na walutę polską zgodnie z przepisami.
Art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2013, poz. 330 ze zm.).
PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.
Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.
Dołącz do programu resellerskiego i zostań specjalistą od przyjaznych formularzy, e-deklaracji i e-administracji, ponieważ fillup to formalności wypełnione.