Szacowany czas czytania: 6 minut
Kluczowe informacje:
Spis treści:
E-sprawozdanie finansowe w formacie JPK_SF (czyli Jednolity Plik Kontrolny dla Sprawozdań Finansowych) to po prostu elektroniczny, wymagany sposób, w jaki organizacje pożytku publicznego (OPP) w Polsce muszą raportować swoje finanse. Mówimy tu o pliku XML o konkretnej strukturze, zawierającym najważniejsze części sprawozdania finansowego danej organizacji. Wprowadzenie JPK_SF miało na celu ujednolicenie i przeniesienie sprawozdawczości do świata cyfrowego. Dzięki temu urzędy, jak Krajowa Administracja Skarbowa (KAS), mogą łatwiej analizować dane, a działalność OPP staje się bardziej przejrzysta. Sam obowiązek przygotowania i złożenia takiego sprawozdania przez OPP ma swoje źródło w kilku aktach prawnych. To właśnie te przepisy dokładnie określają, jakie dane trzeba podać, w jakiej formie i w jakich terminach, ustalając standardy raportowania specjalnie dla tych podmiotów.
Główne zasady sprawozdawczości finansowej OPP wynikają przede wszystkim z dwóch ustaw:
Zgodnie z prawem, pełne sprawozdanie finansowe OPP, przygotowane jako plik JPK_SF, musi zawierać te podstawowe części:
Obowiązek wysyłania sprawozdań finansowych w elektronicznej formie JPK_SF spoczywa na organizacjach pożytku publicznego (OPP), które figurują w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Nie ma znaczenia, czy OPP prowadzi działalność gospodarczą, czy też nie. W praktyce każda organizacja ze statusem OPP, wpisana do KRS, musi przygotować i wysłać swoje roczne sprawozdanie finansowe właśnie w tym standardowym formacie XML.
E-sprawozdanie finansowe JPK_SF trzeba przygotować jako plik w formacie XML (Extensible Markup Language). Taki format ma ściśle określoną budowę logiczną, opisaną w tzw. schemie XSD, którą publikuje Ministerstwo Finansów. Plik XML wykorzystuje standardowe znaczniki (tagi), które jednoznacznie oznaczają poszczególne pozycje bilansu, rachunku zysków i strat oraz inne wymagane informacje. To zapewnia spójność i możliwość porównywania danych między różnymi organizacjami.
Zgodność ze schemą JPK_SF oznacza, że plik XML ze sprawozdaniem jest poprawny technicznie i merytorycznie – czyli zgadza się ze wzorcem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów dla konkretnego typu jednostki (tu: OPP) i okresu sprawozdawczego. Schema określa dokładną strukturę pliku: jakie pola są wymagane, jak się nazywają, jakiego są typu, w jakiej kolejności występują i jakie są między nimi zależności. Systemy informatyczne, przez które wysyła się sprawozdania (np. bramka KAS), sprawdzają tę zgodność przed przyjęciem pliku.
Nowsze wersje schem JPK_SF, na przykład obowiązująca od 1 stycznia 2025 wersja 1-3 dla OPP, przynoszą aktualizacje i poprawki w strukturze pliku. Zmiany mogą polegać na dodaniu nowych pól, zmianie istniejących albo dostosowaniu struktury do nowych przepisów rachunkowości. W wersji 1-3 wprowadzono chociażby możliwość dokładniejszego podania adresu siedziby zagranicznego przedsiębiorcy oraz inne modyfikacje, głównie w części "Wprowadzenie do sprawozdania finansowego". Celem tych zmian jest usprawnienie raportowania i zwiększenie precyzji danych. Sam proces tworzenia e-sprawozdania JPK_SF dla OPP to kilka ważnych kroków – od zebrania danych księgowych aż po wygenerowanie gotowego pliku XML. Organizacje muszą zadbać, by wszystkie potrzebne dane były kompletne i zgadzały się z aktualnymi przepisami i standardami rachunkowości.
Aby przygotować e-sprawozdanie w formacie JPK_SF, organizacje pożytku publicznego mogą sięgnąć po różne narzędzia:
To, które narzędzie wybrać, zależy od potrzeb, możliwości finansowych i technicznych oraz skali działalności danej OPP.
Struktura JPK_SF pozwala na dołączanie dodatkowych dokumentów, na przykład not objaśniających czy uchwały zatwierdzającej sprawozdanie. Najczęściej przygotowuje się je w formacie PDF lub innym akceptowanym (np. .docx dla niektórych elementów). Sposób ich dodawania zależy od używanego programu – może to być opcja typu "dodaj załącznik" albo odpowiednie pole w strukturze XML, gdzie podaje się ścieżkę do pliku lub osadza jego zawartość (np. zakodowaną w base64, jeśli schema tego wymaga).
Aby e-sprawozdanie JPK_SF było ważne, musi je podpisać elektronicznie osoba uprawniona do reprezentowania organizacji (zwykle członek zarządu, zgodnie z zapisami w KRS) oraz osoba odpowiedzialna za księgi rachunkowe (jeśli to ktoś inny). Dopuszczalne są następujące formy podpisu:
Wybór konkretnej metody zależy od preferencji i możliwości technicznych osoby składającej podpis. Pamiętajmy, że złożenie e-sprawozdania JPK_SF przez OPP wymaga dotrzymania konkretnych terminów i wysłania dokumentu do właściwych instytucji. Zaniedbanie tych obowiązków może niestety skutkować negatywnymi konsekwencjami dla organizacji.
E-sprawozdanie finansowe JPK_SF trzeba złożyć do:
Najważniejsze terminy dotyczące sprawozdawczości finansowej OPP (przy założeniu, że rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym) to:
Ważne: Terminy te mogą być przesuwane na mocy specjalnych rozporządzeń, na przykład w wyjątkowych okolicznościach.
Niewypełnienie obowiązków sprawozdawczych – czy to przez błędy merytoryczne, złożenie po terminie, czy w złej formie (np. brak formatu JPK_SF lub podpisu) – może mieć poważne skutki dla OPP. Do najpoważniejszych należą:
Dlatego tak ważne jest, by każda organizacja pożytku publicznego podchodziła do obowiązków sprawozdawczych terminowo i rzetelnie – to klucz do jej stabilnego działania.
Przejrzystość finansowa, którą wspierają takie narzędzia jak obowiązkowe e-sprawozdanie JPK_SF i publikacja w bazie NIW-CRSO, jest absolutnie kluczowa dla organizacji pożytku publicznego. Daje ona darczyńcom, podopiecznym, urzędom państwowym i całemu społeczeństwu możliwość sprawdzenia, jak wydawane są środki, w tym te pochodzące z 1,5% podatku. Rzetelna sprawozdawczość buduje zaufanie publiczne do organizacji, potwierdza jej wiarygodność i pokazuje, czy efektywnie realizuje swoje cele statutowe. To także fundament społecznej kontroli nad podmiotami, które korzystają ze specjalnego statusu OPP i publicznych pieniędzy.
JPK_SF to Jednolity Plik Kontrolny dla Sprawozdań Finansowych, czyli obowiązkowy, elektroniczny format (plik XML) służący do składania rocznych sprawozdań finansowych przez OPP w Polsce.
Główne akty prawne to Ustawa o rachunkowości oraz Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, które określają zasady, zakres i formę sprawozdawczości OPP.
Tak, obowiązek ten dotyczy wszystkich organizacji pożytku publicznego (OPP) wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), bez względu na to, czy prowadzą działalność gospodarczą.
E-sprawozdanie musi być plikiem XML zgodnym ze strukturą logiczną (schemą XSD) opublikowaną przez Ministerstwo Finansów dla danego typu jednostki i okresu.
Można użyć bezpłatnej aplikacji Ministerstwa Finansów (e-Sprawozdania Finansowe), komercyjnych programów księgowych z odpowiednimi modułami lub specjalistycznych aplikacji zewnętrznych.
Akceptowane są: kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany (przez profil zaufany ePUAP) oraz podpis osobisty (z e-dowodu).
Sprawozdanie składa się do Szefa KAS (wszystkie OPP) oraz do KRS (OPP prowadzące działalność gospodarczą, przez RDF) w terminach zależnych od daty zatwierdzenia sprawozdania. Dodatkowo, sprawozdanie trzeba opublikować w bazie NIW-CRSO (zwykle do 15 lipca).
Konsekwencje mogą być poważne: utrata prawa do 1,5% podatku, kary finansowe, postępowanie przymuszające, odpowiedzialność karna skarbowa zarządu oraz utrata wiarygodności.
Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 30 stycznia 2018 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o rachunkowości (Dz.U. 2018 poz. 395); Ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw; Ustawa z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym; Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks Karny Skarbowy; Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym; Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości; Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych; Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.
Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.
Dołącz do programu resellerskiego i zostań specjalistą od przyjaznych formularzy, e-deklaracji i e-administracji, ponieważ fillup to formalności wypełnione.