Rb-N – sprawozdanie kwartalne o stanie należności jednostek sektora finansów publicznych. Wzór do pobrania online

Czym jest sprawozdanie Rb-N?

Sprawozdanie Rb-N to kwartalne sprawozdanie statystyczne sporządzane przez jednostki sektora finansów publicznych, w którym wykazuje się wartość nominalną należności (papierów wartościowych, pożyczek, gotówki, depozytów, należności wymagalnych) oraz należności z tytułu udzielonych poręczeń i gwarancji na koniec danego kwartału. Jego wzór określa załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2020 r.

Rb-N jest jednym z 4 sprawozdań w zakresie operacji finansowych przewidzianych w rozporządzeniu z 17 grudnia 2020 r.: obok niego jednostki sporządzają również Rb-Z (kwartalne o zobowiązaniach – załącznik nr 1), Rb-UZ (roczne uzupełniające o zobowiązaniach – załącznik nr 2) oraz Rb-ZN (kwartalne o zobowiązaniach i należnościach Skarbu Państwa z tytułu zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego – załącznik nr 4). Sprawozdanie Rb-N jest niezbędne do obliczenia państwowego długu publicznego i raportowania danych do statystyki publicznej oraz Eurostatu.

Do czego służy sprawozdanie Rb-N?

Sprawozdanie Rb-N realizuje 5 kluczowych funkcji w systemie kontroli finansów publicznych. Z jednej strony dostarcza Ministerstwu Finansów i Głównemu Urzędowi Statystycznemu danych do oceny kondycji sektora publicznego, z drugiej zabezpiecza pozycję Polski w systemie statystyki europejskiej (ESA 2010, EDP).

Pomiar stanu należności i aktywów finansowych: Wykazanie wartości nominalnej należności jednostki na koniec kwartału w 5 kategoriach: papiery wartościowe, pożyczki, gotówka i depozyty, należności wymagalne oraz pozostałe należności – w podziale na cztery grupy dłużników (układ podmiotowy).

Wkład w statystykę długu netto sektora finansów publicznych: Dane z Rb-N (należności i aktywa finansowe) są zestawiane z danymi z Rb-Z (zobowiązania) na potrzeby obliczania długu netto sektora finansów publicznych (PDP pomniejszony o aktywa finansowe). Ministerstwo Finansów wykorzystuje te dane w raportach dla Komisji Europejskiej w ramach procedury nadmiernego deficytu (EDP) i statystyki fiskalnej.

Identyfikacja zobowiązań wymagalnych po stronie kontrahentów: Wiersz N4 sprawozdania (należności wymagalne) pokazuje, ile pieniędzy zalegają wobec jednostek sektora finansów publicznych podmioty zewnętrzne. To kluczowy wskaźnik ściągalności i podstawa do uruchomienia procedur windykacyjnych.

Monitoring poręczeń i gwarancji udzielonych przez sektor publiczny: Część B sprawozdania zawiera informacje o należnościach głównych z tytułu udzielonych poręczeń i gwarancji, odsetkach ustawowych, spłatach dokonanych za dłużników (wydatki) oraz odzyskanych wierzytelnościach (dochody).

Statystyka ESA 2010 i raportowanie do Eurostatu: Dane z Rb-N w postaci zagregowanej trafiają do Głównego Urzędu Statystycznego, który przekazuje je do Eurostatu w ramach obowiązków sprawozdawczych Polski wobec Unii Europejskiej.

Sprawozdanie Rb-N nie służy do oceny indywidualnej kondycji jednostki – do tego służą sprawozdania budżetowe (Rb-27, Rb-28, Rb-NDS) i sprawozdania finansowe (bilans, rachunek zysków i strat). Rb-N koncentruje się wyłącznie na operacjach finansowych istotnych dla statystyki długu publicznego.

Kto jest zobowiązany do składania sprawozdania Rb-N?

Obowiązek sporządzania Rb-N obejmuje wszystkie jednostki sektora finansów publicznych zdefiniowane w art. 9 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. To bardzo szeroki katalog – od organów władzy publicznej, przez samorząd terytorialny, po publiczne uczelnie i fundusze celowe.

Jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane do Rb-N (10 grup)

Organy władzy publicznej i administracji rządowej: Państwowe jednostki budżetowe (np. urzędy ministerstw, urzędy wojewódzkie, sądy, prokuratury), kontroli państwowej i ochrony prawa.

Jednostki samorządu terytorialnego (JST) i ich związki: Gminy, powiaty, województwa, miasta na prawach powiatu, związki międzygminne, związki powiatów. Sporządzają sprawozdanie własne oraz sprawozdanie zbiorcze obejmujące podległe jednostki.

Samorządowe jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe: Urzędy gmin, ośrodki pomocy społecznej, szkoły, przedszkola, ośrodki kultury, zakłady gospodarki komunalnej, MOSiR-y i podobne jednostki podległe JST.

Państwowe i samorządowe instytucje kultury: Muzea, teatry, biblioteki, opery, filharmonie, domy kultury – sporządzają sprawozdania jednostkowe i przekazują je organowi tworzącemu.

Samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej (SP ZOZ): Szpitale publiczne i przychodnie utworzone przez ministra, wojewodę, JST, uczelnię medyczną. Każdy SP ZOZ sporządza odrębne sprawozdanie.

Uczelnie publiczne: Wszystkie uczelnie publiczne (uniwersytety, politechniki, akademie) sporządzają sprawozdania jednostkowe i przekazują nadzorującemu ministrowi.

Państwowe fundusze celowe: Fundusz Ubezpieczeń Społecznych, Fundusz Pracy, Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, Fundusz Dróg Samorządowych, Fundusz Reprywatyzacji i podobne.

Państwowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw: Z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, instytutów Sieci Badawczej Łukasiewicz, banków oraz spółek prawa handlowego.

Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej: Agencja Mienia Wojskowego, Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa, Polska Agencja Kosmiczna i podobne.

ZUS, KRUS, NFZ, PAN, jednostki tworzone przez PAN: Sporządzają sprawozdania jednostkowe – ZUS dla funduszy, NFZ przekazuje ministrowi zdrowia, PAN ma odrębny tryb dla swoich jednostek organizacyjnych.

Ważne: Spółki prawa handlowego (nawet ze 100% udziałem Skarbu Państwa lub JST) NIE należą do sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 ustawy o finansach publicznych i NIE sporządzają Rb-N. Wyjątkiem są spółki Polskiej Grupy Lotniczej i niektóre inne, dla których odrębne przepisy przewidują obowiązki sprawozdawcze.

Terminy składania Rb-N – zróżnicowane dla różnych grup jednostek

Wbrew popularnemu uproszczeniu „28 dni i 56 dni", terminy składania Rb-N są ściśle uzależnione od typu jednostki, kierunku przekazywania (jednostkowe / łączne / zbiorcze) oraz tego, czy jednostka należy do sektora państwowego (załącznik nr 5 rozporządzenia), samorządowego (załącznik nr 6) czy posiada osobowość prawną (załącznik nr 7). Poniższa tabela pokazuje najczęstsze przypadki w sektorze samorządowym – pełną siatkę terminów zawierają załączniki 5–7 rozporządzenia.

Tabela terminów – kto, do kogo, kiedy (sektor samorządowy)

Wskazówka: Jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin przesuwa się na pierwszy dzień roboczy. W przypadku awarii systemu BeSTi@/SJO BeSTi@ sprawozdanie przekazuje się najpóźniej pierwszego dnia roboczego po usunięciu awarii. Dla państwowych jednostek budżetowych i dysponentów części budżetowych terminy są określone w załączniku nr 5 do rozporządzenia.

Gdzie pobrać aktualny formularz Rb-N?

Aktualny wzór sprawozdania Rb-N stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 17 grudnia 2020 r. (tekst jednolity Dz. U. 2023 poz. 652). Sprawozdanie nie ma osobnego pliku PDF – tworzy się je wyłącznie w aplikacji informatycznej zgodnej ze strukturami Ministerstwa Finansów.

Wzór formularza Rb-N - pobierz wzór formularza Rb-N w formie aktywnego PDF

Jakie dane należy przygotować przed sporządzeniem Rb-N?

Podstawą sporządzenia Rb-N jest ewidencja księgowa jednostki na koniec kwartału kalendarzowego. Dane muszą się zgadzać z saldami kont księgi głównej oraz innymi sprawozdaniami (zwłaszcza Rb-27 i Rb-27S w zakresie należności podatkowych). Przed wygenerowaniem sprawozdania należy zebrać następujące informacje.

Dane identyfikacyjne jednostki: Pełna nazwa, adres, REGON, symbol województwa, powiatu, gminy oraz typ gminy (te ostatnie nieobowiązkowe). REGON musi być prawidłowy – błędny REGON uniemożliwi wczytanie pliku do BeSTi@.

Stany kont należności na koniec kwartału: Salda wszystkich kont należności wg kategorii: papiery wartościowe (zespół 1), pożyczki udzielone (zespół 2), gotówka w kasie i na rachunkach (zespół 1), depozyty (zespół 1), należności wymagalne (zespół 2 – zwłaszcza konta 221, 240, 245), pozostałe należności (zespół 2).

Klasyfikacja podmiotowa dłużników: Identyfikacja każdej należności wg czterech grup dłużników: Grupa I (sektor finansów publicznych), Grupa II (banki centralne i krajowe instytucje finansowe), Grupa III (pozostałe podmioty krajowe), Grupa IV (zagranica).

Klasyfikacja terminowa należności: Każdą należność z tytułu papierów wartościowych i pożyczek należy zakwalifikować jako krótkoterminową (pierwotny termin spłaty ≤ 1 rok) lub długoterminową (> 1 rok). Pierwotny termin liczy się od daty powstania należności do daty ostatniej raty.

Wykaz udzielonych poręczeń i gwarancji: Lista udzielonych poręczeń i gwarancji z określeniem należności głównej, naliczonych odsetek ustawowych za opóźnienie, wartości spłat dokonanych za dłużników w okresie sprawozdawczym (wydatki) oraz odzyskanych wierzytelności (dochody).

Sprawozdania jednostek podległych (dla sprawozdań łącznych i zbiorczych): Zarząd JST musi zebrać sprawozdania jednostkowe od wszystkich podległych jednostek (jednostek budżetowych, zakładów budżetowych) oraz sprawozdania samorządowych jednostek z osobowością prawną (instytucje kultury, SP ZOZ, pozostałe SJO).

Informacja o zmianach formy prawnej, likwidacji, wszczęciu postępowania: Jeżeli w okresie sprawozdawczym jednostka uległa zmianie formy prawnej, zakończyła działalność lub zakończyła likwidację, sprawozdanie obejmuje dane na dzień poprzedzający to zdarzenie.

Ważne: Wartości należności w Rb-N wykazuje się w wartości nominalnej (bez odsetek, opłaty prolongacyjnej, kosztów upomnień i egzekucji). Wartości NIE pomniejsza się o odpisy aktualizujące. Należności nie obejmują środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), depozytów wpłaconych przez podmioty zewnętrzne (kaucje przetargowe) ani środków na rachunku sum depozytowych.

Jak i gdzie złożyć sprawozdanie Rb-N? 4 ścieżki przekazania

Od I kwartału 2022 r. wszystkie sprawozdania Rb-N są przekazywane WYŁĄCZNIE w postaci elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Forma papierowa została całkowicie wycofana – jakiekolwiek sprawozdania składane w formie papierowej nie są honorowane przez RIO ani Ministerstwo Finansów. Wyjątek: jednostki budżetowe poza terytorium RP mogą sporządzać sprawozdania w formie pisemnej.

Aplikacja BeSTi@ (sprawozdania zbiorcze i łączne JST): Główny system dla zarządów JST. JST sporządzają w nim sprawozdania zbiorcze za jednostki posiadające osobowość prawną oraz sprawozdania łączne i przekazują do właściwej terytorialnie regionalnej izby obrachunkowej (RIO).

Aplikacja SJO BeSTi@ (sprawozdania jednostkowe samorządowych jednostek budżetowych): Wersja stand-alone aplikacji dla jednostek nieposiadających dostępu zdalnego do BeSTi@ JST. Po wygenerowaniu sprawozdania jednostka podpisuje plik kwalifikowanym podpisem i przekazuje zarządowi JST.

Pliki XML zgodne ze strukturą wejścia-wyjścia BeSTi@: Jednostki posiadające systemy finansowo-księgowe (np. SAP, Comarch ERP, KSAT, Symfonia) mogą generować pliki XML zgodne ze strukturą opisaną na BIP Ministerstwa Finansów. Plik XML można podpisać kwalifikowanym podpisem zewnętrznym i przekazać do BeSTi@ JST.

Sprawozdania zbiorcze do GUS (forma elektroniczna): Po zatwierdzeniu sprawozdań przez RIO/dysponentów części, dane zagregowane są przekazywane do Głównego Urzędu Statystycznego, który raportuje je dalej do Eurostatu w ramach systemu rachunków narodowych (ESA 2010).

Ważne: Sprawozdanie elektroniczne musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (zgodnie z eIDAS i ustawą z 5.09.2016 r. o usługach zaufania). Inne formy podpisu (profil zaufany, podpis osobisty) NIE są honorowane w systemie BeSTi@ – wymagany jest podpis kwalifikowany kierownika jednostki i głównego księgowego (skarbnika).

Jak sporządzić sprawozdanie Rb-N w 8 krokach?

Procedura sporządzenia Rb-N w aplikacji BeSTi@ lub SJO BeSTi@ obejmuje 8 sekwencyjnych kroków, od pobrania aktualnego formularza po przekazanie sprawozdania do RIO.

Krok 1: Pobierz i zaktualizuj aplikację BeSTi@/SJO BeSTi@. Sprawdź na portalu budzetjst.pl, czy posiadasz najnowszą wersję aplikacji – błędne wersje generują pliki XML niezgodne ze strukturami MF i nie zostaną zaakceptowane.

Krok 2: Wybierz rodzaj jednostki sporządzającej sprawozdanie. W aplikacji wybierz właściwy typ: jednostka budżetowa, samorządowy zakład budżetowy, państwowy fundusz celowy, JST, uczelnia publiczna, instytucja gospodarki budżetowej, instytucja kultury, SP ZOZ, ZUS/KRUS, PAN. Od tej decyzji zależy struktura formularza.

Krok 3: Uzupełnij okres sprawozdawczy i dane identyfikacyjne. Wpisz kwartał i rok, pełną nazwę jednostki, adres, REGON, symbole TERYT (województwo, powiat, gmina, typ gminy). REGON musi być zgodny z bazą REGON GUS – w przeciwnym razie plik nie zostanie wczytany.

Krok 4: Wypełnij Część A: Należności oraz wybrane aktywa finansowe. Wpisz wartości w wierszach N1 (papiery wartościowe – krótko- i długoterminowe), N2 (pożyczki – krótko- i długoterminowe), N3 (gotówka i depozyty na żądanie i terminowe), N4 (należności wymagalne – z dostaw towarów i usług oraz pozostałe), N5 (pozostałe należności – z dostaw, podatków, innych). Wartości w układzie podmiotowym wg 4 grup dłużników.

Krok 5: Wypełnij Część B: Należności z tytułu udzielonych poręczeń i gwarancji. B1 – należność główna z tytułu uruchomionych poręczeń i gwarancji, B2 – odsetki ustawowe za opóźnienie od należności głównej, B3 – wartość spłat dokonanych za dłużników w okresie sprawozdawczym (wydatki), B4 – kwota odzyskanych wierzytelności w okresie sprawozdawczym (dochody).

Krok 6: Sprawdź reguły kontrolne i spójność z Rb-Z. Aplikacja BeSTi@ automatycznie weryfikuje spójność wewnętrzną sprawozdania. Wartości w Rb-N muszą być spójne z Rb-Z (zwłaszcza w zakresie poręczeń i gwarancji – kol. 2 B1 = kol. 2 B2 = wiersz E1 Rb-Z dla odpowiednich grup).

Krok 7: Podpisz sprawozdanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Sprawozdanie musi być podpisane przez kierownika jednostki oraz głównego księgowego (skarbnika). W przypadku braku głównego księgowego podpisuje tylko kierownik. Sprawozdania zbiorcze RIO podpisuje wyłącznie kierownik RIO.

Krok 8: Przekaż sprawozdanie właściwemu odbiorcy w terminie. Sprawozdanie jednostkowe – do zarządu JST lub dysponenta części budżetowej. Sprawozdanie łączne i zbiorcze JST – do właściwej RIO. Sprawozdania zbiorcze – do GUS. Pamiętaj o terminach (10/14/22/30 dni w zależności od typu jednostki).

Checklista przed wysyłką sprawozdania Rb-N

Przed przekazaniem sprawozdania do RIO lub dysponenta sprawdź 8 kluczowych elementów, aby uniknąć odrzucenia pliku XML lub konieczności sporządzenia korekty.

1. Wersja aplikacji BeSTi@/SJO BeSTi@ jest aktualna (zgodna z najnowszą strukturą XML z BIP MF).

2. REGON jednostki jest prawidłowy i zgodny z bazą REGON Głównego Urzędu Statystycznego.

3. Okres sprawozdawczy (kwartał i rok) odpowiada faktycznemu stanowi na koniec kwartału.

4. Wartości w wierszach N1–N5 (Część A) są zgodne z saldami kont księgi głównej.

5. Klasyfikacja podmiotowa dłużników (Grupa I–IV) jest poprawna – sektor finansów publicznych, banki, podmioty krajowe, zagranica.

6. Spójność z Rb-Z jest zachowana (zwłaszcza w zakresie poręczeń i gwarancji).

7. Sprawozdanie nie obejmuje środków ZFŚS, depozytów przetargowych ani sum depozytowych.

8. Plik podpisany kwalifikowanym podpisem kierownika jednostki i głównego księgowego.

Jak uniknąć błędów w sprawozdaniu Rb-N?

Najczęstsze błędy w Rb-N prowadzą do odrzucenia pliku XML przez aplikację BeSTi@, konieczności sporządzenia korekty lub – w przypadku rażących błędów – do wszczęcia postępowania w sprawie naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Tabela najczęstszych błędów w Rb-N

Rozwiązywanie 4 głównych problemów ze sprawozdaniem Rb-N

Plik XML nie wczytuje się do BeSTi@: Najczęściej z powodu błędnego REGON, niezgodności wersji formularza ze strukturą MF lub uszkodzenia struktury pliku (np. próba edycji zabezpieczonych komórek). Pobierz aktualny formularz z gov.pl/web/finanse i sprawdź REGON w bazie GUS.

Niezgodność Rb-N z Rb-Z w zakresie poręczeń: Wartości w kol. 2 B1 i B2 Rb-N muszą odpowiadać wartościom w wierszu E1 Rb-Z za IV kwartał roku analogicznego. Sprawdź ewidencję poręczeń i gwarancji oraz upewnij się, że obie sprawozdania używają tej samej klasyfikacji podmiotowej.

Wykrycie błędu po wysyłce sprawozdania: Sporządź korektę niezwłocznie po wykryciu nieprawidłowości. Korekty się NIE sporządza, jeśli upłynęło 6 miesięcy od końca okresu sprawozdawczego, a zmiana stanowi mniej niż 0,001% PKB za rok budżetowy. Korekty zbiorczych sprawozdań RIO sporządza do 5 dnia miesiąca następującego po otrzymaniu korekty od JST.

Awaria systemu BeSTi@ lub serwera RIO uniemożliwia wysyłkę: W przypadku nieprawidłowego działania systemu informatycznego przekaż sprawozdanie najpóźniej pierwszego dnia roboczego następującego po dniu usunięcia awarii (§ 9 ust. 8 rozporządzenia). Zachowaj korespondencję potwierdzającą awarię.

Scenariusze użycia – kiedy Rb-N jest wymagane?

Rb-N to obowiązek kwartalny, ale w 6 typowych sytuacjach jego sporządzenie wymaga szczególnej uwagi i odbiega od standardowej procedury.

6 typowych scenariuszy sporządzania Rb-N

Porównanie sprawozdań w zakresie operacji finansowych

Rb-N jest jednym z czterech sprawozdań w zakresie operacji finansowych przewidzianych rozporządzeniem z 17 grudnia 2020 r. Każde z nich pełni inną funkcję i zawiera inne dane. Wcześniejsze rozporządzenie z 2014 r. przewidywało dodatkowo sprawozdanie Rb-UN (roczne uzupełniające o należnościach z papierów wartościowych) – zostało ono wycofane przez aktualne rozporządzenie.

Specyfikacja techniczna sprawozdania Rb-N

Rb-N to sformalizowany dokument elektroniczny o ściśle określonej strukturze XML. Jednostka nie ma swobody w doborze formatu ani układu danych – wszystko określa rozporządzenie i struktury wejścia-wyjścia BeSTi@.

Wzór dokumentu: Załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 17 grudnia 2020 r. (tekst jednolity Dz. U. 2023 poz. 652).

Struktura formularza: Część A: Należności oraz wybrane aktywa finansowe (wiersze N1: papiery wartościowe, N2: pożyczki, N3: gotówka i depozyty, N4: należności wymagalne, N5: pozostałe należności). Część B: Należności z tytułu udzielonych poręczeń i gwarancji (B1 należność główna, B2 odsetki ustawowe, B3 spłaty za dłużników, B4 odzyskane wierzytelności).

Układ podmiotowy: 4 grupy dłużników: Grupa I – sektor finansów publicznych, Grupa II – banki centralne i krajowe instytucje finansowe, Grupa III – pozostałe podmioty krajowe (przedsiębiorstwa, gospodarstwa domowe, NGO), Grupa IV – zagranica.

Forma sporządzenia: Wyłącznie elektroniczna od I kwartału 2022 r. – plik XML zgodny ze strukturą BIP Ministerstwa Finansów, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym kierownika jednostki i głównego księgowego.

Aplikacje obsługujące: BeSTi@ (System Zarządzania Budżetami JST) dla zarządów JST oraz SJO BeSTi@ dla jednostek organizacyjnych. Alternatywnie pliki XML generowane przez systemy FK (SAP, Comarch ERP, KSAT, Symfonia, enova).

Częstotliwość: Kwartalna – stan na koniec I, II, III i IV kwartału kalendarzowego oraz dodatkowo na dzień zakończenia działalności, zmiany formy prawnej lub zakończenia likwidacji jednostki.

Korekty: Sporządza się niezwłocznie po wykryciu nieprawidłowości. Po upływie 6 miesięcy od końca okresu sprawozdawczego korekty się nie sporządza, jeśli zmiana stanowi mniej niż 0,001% PKB za rok budżetowy.

Podstawa prawna: Art. 41 ust. 5 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. 2025 poz. 1483) oraz rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 17 grudnia 2020 r. (t.j. Dz. U. 2023 poz. 652).

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o Rb-N

Kto sporządza sprawozdanie Rb-N?

Wszystkie jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 ustawy o finansach publicznych: organy administracji rządowej, JST, samorządowe jednostki budżetowe i zakłady budżetowe, państwowe fundusze celowe, uczelnie publiczne, instytucje kultury, SPZOZ, ZUS, KRUS, NFZ, PAN, agencje wykonawcze i państwowe osoby prawne. Spółki prawa handlowego (nawet z udziałem Skarbu Państwa) NIE sporządzają Rb-N.

W jakiej formie składa się Rb-N?

Wyłącznie elektronicznie od I kwartału 2022 r. – w aplikacji BeSTi@ lub SJO BeSTi@, alternatywnie w pliku XML zgodnym ze strukturą BIP Ministerstwa Finansów. Plik musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym kierownika jednostki i głównego księgowego. Forma papierowa została całkowicie wycofana.

Jakie są terminy składania Rb-N?

Terminy są zróżnicowane w zależności od typu jednostki. JST – sprawozdania łączne do RIO: 22 dni za I, II, III kwartał i do 23 lutego za IV kwartał. JST – sprawozdania zbiorcze za jednostki z osobowością prawną: 30 dni i do 25 lutego. Samorządowe jednostki budżetowe do zarządu JST: 10 dni i do 1 lutego. Państwowe jednostki budżetowe do dysponenta: 14 dni i 35 dni za IV kwartał.

Co wykazuje się w Części A sprawozdania Rb-N?

Część A obejmuje 5 kategorii należności: N1 – papiery wartościowe (krótkoterminowe i długoterminowe), N2 – pożyczki (krótkoterminowe i długoterminowe), N3 – gotówka i depozyty (gotówka, depozyty na żądanie, depozyty terminowe), N4 – należności wymagalne (z dostaw towarów i usług oraz pozostałe), N5 – pozostałe należności (z dostaw, podatków i innych). Wartości w układzie podmiotowym wg 4 grup dłużników.

Co wykazuje się w Części B sprawozdania Rb-N?

Część B dotyczy należności z tytułu udzielonych poręczeń i gwarancji: B1 – należność główna z tytułu uruchomionych poręczeń, B2 – odsetki ustawowe za opóźnienie, B3 – wartość spłat dokonanych za dłużników w okresie sprawozdawczym (wydatki), B4 – kwota odzyskanych wierzytelności (dochody).

Czy w Rb-N wykazuje się odpisy aktualizujące?

NIE. Wartości należności wykazuje się w wartości nominalnej brutto. NIE pomniejsza się ich o odpisy aktualizujące ani o nadpłaty wykazane w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-27. Nie dolicza się również odsetek, opłat prolongacyjnych ani kosztów upomnień i egzekucji.

Co zrobić, gdy wykryję błąd w wysłanym Rb-N?

Sporządź korektę niezwłocznie po wykryciu nieprawidłowości – w aplikacji BeSTi@ wybierz opcję „korekta" i wyślij poprawione sprawozdanie. Korekty się nie sporządza po upływie 6 miesięcy od końca okresu sprawozdawczego, jeżeli zmiana stanowi mniej niż 0,001% PKB za rok budżetowy.

Czy spółki komunalne sporządzają Rb-N?

Nie – spółki prawa handlowego nawet ze 100% udziałem JST lub Skarbu Państwa NIE należą do sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 ustawy o finansach publicznych. Wyjątkiem są niektóre spółki, dla których odrębne przepisy przewidują obowiązki sprawozdawcze (np. spółki realizujące zadania publiczne na podstawie odrębnych ustaw).

Powiązane formularze i procedury

Rb-N należy do systemu sprawozdawczości w zakresie operacji finansowych oraz sprawozdawczości budżetowej. Z nim powiązanych jest szereg innych dokumentów i procedur, które jednostki sektora finansów publicznych sporządzają równolegle.

Rb-Z – sprawozdanie kwartalne o zobowiązaniach: Komplementarne do Rb-N – pokazuje zobowiązania jednostki według tytułów dłużnych (papiery wartościowe, kredyty i pożyczki, depozyty, zobowiązania wymagalne) oraz udzielone przez jednostkę poręczenia i gwarancje. Składa się z części A–F. Załącznik nr 1 do rozporządzenia.

Rb-UZ – roczne uzupełniające o zobowiązaniach: Roczne sprawozdanie pokazujące strukturę walutową tytułów dłużnych oraz strukturę terminową kredytów, pożyczek i papierów wartościowych według pierwotnego i pozostałego terminu zapadalności. Załącznik nr 2 do rozporządzenia.

Rb-ZN – kwartalne o zobowiązaniach i należnościach SP z zadań zleconych: Sporządzają je JST wykonujące zadania z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone odrębnymi ustawami. Zawiera zobowiązania (część A) i należności (część B). Załącznik nr 4 do rozporządzenia.

Rb-27S – sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych JST: Miesięczne i kwartalne sprawozdanie o dochodach budżetowych. Należności wymagalne wykazane w Rb-27S muszą być spójne z wartościami w wierszu N4 sprawozdania Rb-N.

Rb-NDS – sprawozdanie o nadwyżce/deficycie JST: Kwartalne sprawozdanie o wykonaniu planu dochodów i wydatków JST oraz nadwyżce lub deficycie. Składane razem z Rb-N i Rb-Z do RIO.

Sprawozdania finansowe (bilans, RZiS, informacja dodatkowa): Roczne sprawozdania finansowe sporządzane na podstawie ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości. Należności wykazane w Rb-N muszą być zgodne z bilansem.

Podstawa prawna

Art. 41 ust. 5 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. 2025 poz. 1483) – upoważnienie do określenia przez Ministra Finansów rodzajów, form, terminów i sposobów sporządzania sprawozdań w zakresie operacji finansowych.

Art. 9 ustawy o finansach publicznych – definicja sektora finansów publicznych (zakres podmiotowy obowiązku sporządzania Rb-N).

Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. 2020 poz. 2396 z późn. zm., tekst jednolity Dz. U. 2023 poz. 652) – wzory sprawozdań, terminy, sposoby sporządzania, odbiorcy.

Rozporządzenie Ministra Finansów zmieniające z 20 grudnia 2021 r. (Dz. U. 2021 poz. 2431) – wprowadzenie obowiązku formy elektronicznej dla samorządowych jednostek budżetowych i zakładów budżetowych od I kwartału 2022 r.

Obwieszczenie Ministra Finansów z 23 lutego 2023 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. 2023 poz. 652).

Ustawa z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (t.j. Dz. U. 2024 poz. 422 z późn. zm.) – wymóg kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Rozporządzenie eIDAS – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. – ramy prawne dla kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Ustawa z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz. U. 2024 poz. 104 z późn. zm.) – sankcje za nieterminowe lub nieprawidłowe sporządzenie sprawozdania.

Nota prawna

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz – przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz został zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.

Słowniczek pojęć – terminologia sprawozdania Rb-N

Poniższa tabela wyjaśnia 10 kluczowych pojęć związanych ze sprawozdaniem Rb-N i sprawozdawczością w zakresie operacji finansowych.

Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. 2020 poz. 2396) Obwieszczenie Ministra Finansów z dnia 23 lutego 2023 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. 2023 poz. 652)

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.