Szacowany czas czytania: 4 minuty
Kluczowe informacje:
Spis treści:
Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach, to dokument, który pracodawca wystawia na prośbę pracownika. Co najważniejsze, oficjalnie potwierdza on, że dana osoba jest zatrudniona, i pokazuje, ile zarabia. Taki papier okazuje się potrzebny w wielu życiowych momentach, kiedy trzeba udowodnić stabilność zatrudnienia i wysokość dochodów.
Zaświadczenie działa jak dowód dla różnych miejsc – banków, urzędów, sądów czy nawet placówek edukacyjnych. Chociaż przepisy prawa pracy nie narzucają jednego, uniwersalnego wzoru tego dokumentu, uważa się, że wydanie go na życzenie pracownika to obowiązek pracodawcy, wynikający z troski o prawa zatrudnionej osoby.
Chociaż nie ma jednego, sztywnego formularza, praktyka pokazała, jakie informacje są kluczowe, aby zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach było wiarygodne dla większości instytucji.
Absolutną podstawą każdego zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach są dokładne dane obu stron umowy. W dokumencie musi znaleźć się pełne imię i nazwisko pracownika oraz jego numer PESEL (lub numer innego dokumentu, np. paszportu, jeśli PESEL-u brak). Konieczne są też pełne dane pracodawcy: nazwa firmy, adres i numer NIP lub REGON. Nie może zabraknąć również daty i miejsca wystawienia zaświadczenia.
Kluczowe są tu informacje o samym zatrudnieniu. Trzeba podać, jakie stanowisko zajmuje pracownik lub jaki rodzaj pracy wykonuje. Ważna jest też data rozpoczęcia pracy i rodzaj umowy – czy jest to umowa na czas nieokreślony, określony, czy może na okres próbny. Jeśli umowa jest na czas określony, często wpisuje się datę jej zakończenia.
Część dotycząca zarobków jest często najważniejsza dla instytucji proszących o zaświadczenie. Zwykle podaje się średnie miesięczne wynagrodzenie brutto pracownika, liczone z ostatnich 3 lub 6 miesięcy – zależnie od tego, czego wymaga dana instytucja. Czasem potrzebna jest też kwota netto. Ważne jest, by zaznaczyć, czy pensja zawiera stałe dodatki, premie regulaminowe lub inne regularne świadczenia. Czasami w zaświadczeniu pojawiają się dodatkowe dane, istotne dla oceny sytuacji pracownika lub firmy – na przykład informacje o ewentualnych obciążeniach wynagrodzenia (jak zajęcia komornicze czy alimenty) wraz z ich wysokością. Niekiedy instytucje pytają też, czy firma nie jest w trakcie likwidacji lub upadłości, albo czy pracownik nie dostał właśnie wypowiedzenia.
Zaświadczenie przydaje się w wielu formalnych sytuacjach. Potwierdza finansową wiarygodność i status zawodowy pracownika, co ma znaczenie dla wielu instytucji. Najczęściej spotkasz się z koniecznością pokazania zaświadczenia w banku lub innej instytucji finansowej, gdy starasz się o kredyt hipoteczny, gotówkowy czy pożyczkę – to podstawa oceny Twojej zdolności kredytowej. Jest też często potrzebne przy zakupach na raty czy umowach leasingowych. Dokument ten bywa również wymagany przy zapisie dziecka do publicznego przedszkola lub żłobka, gdzie dochód na osobę w rodzinie może decydować o przyjęciu, a także przez studentów starających się o stypendia socjalne. W niektórych sprawach sądowych, szczególnie rodzinnych jak sprawy o alimenty (by ocenić możliwości finansowe zobowiązanego) czy rozwodowych przy podziale majątku, może być ważnym dowodem.
Zaświadczenie może okazać się potrzebne także w innych okolicznościach, na przykład gdy:
Przyjmuje się zazwyczaj, że zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach jest ważne przez 30 dni od daty wystawienia. Uważa się, że w tym czasie zawarte w nim dane są aktualne. Warto jednak pamiętać, że to termin umowny, który nie wynika bezpośrednio z przepisów.
Instytucja, do której składasz dokument (np. bank czy urząd), może mieć własne wytyczne i oczekiwać "świeższego" zaświadczenia, ustalając krótszy termin ważności. Dlatego zawsze najlepiej dopytać w konkretnym miejscu, jakie są ich wymagania, żeby mieć pewność, że dokument zostanie przyjęty. Przeterminowane zaświadczenie może zostać po prostu odrzucone.
Zdobycie zaświadczenia zwykle nie jest skomplikowane – wystarczy złożyć formalny wniosek do pracodawcy lub działu kadr.
Tak, pracodawca ma obowiązek wystawić pracownikowi takie zaświadczenie na jego prośbę. Może nie ma przepisu mówiącego wprost o druku, ale obowiązek ten wynika z ogólnych zasad prawa pracy – pracodawca musi dbać o dobro pracownika i udostępniać mu dokumenty związane z zatrudnieniem. Odmowa wydania zaświadczenia może być potraktowana jako naruszenie praw pracownika.
Pracodawca powinien przygotować zaświadczenie bez zbędnej zwłoki po otrzymaniu wniosku. W praktyce zajmuje to zwykle kilka dni roboczych – czas potrzebny na zebranie i sprawdzenie danych. Przepisy nie narzucają konkretnego, maksymalnego terminu, ale oczekuje się, że stanie się to sprawnie.
Jeśli pracodawca bez dobrego powodu odmawia wydania zaświadczenia lub mocno się z tym spóźnia, pracownik może działać. Najpierw warto ponowić prośbę, najlepiej na piśmie. Jeżeli to nic nie da, można zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Inspekcja może przeprowadzić kontrolę i zobowiązać pracodawcę do wydania dokumentu.
Chociaż nie ma jednego, oficjalnie ustalonego wzoru zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach, bez problemu znajdziesz szablony, które można wykorzystać lub dopasować. Co ważne, nie istnieje jeden, powszechnie obowiązujący, oficjalny wzór druku. Różne instytucje mogą mieć swoje drobne wymagania co do treści czy formy, ale najczęściej akceptują dokumenty zawierające standardowy zestaw informacji, o którym mówiliśmy wcześniej.
Wzory są łatwo dostępne w Internecie. Znajdziesz je na wielu stronach z formularzami i drukami do pobrania, najczęściej jako pliki PDF lub DOC (Word). Sporo programów kadrowo-płacowych, z których korzystają firmy, ma też opcję automatycznego generowania takich zaświadczeń. Co więcej, niektóre instytucje, szczególnie banki, często udostępniają własne, preferowane wzory – wtedy najlepiej poprosić pracodawcę o wypełnienie właśnie tego konkretnego formularza. Sugerujemy skorzystać z druku dostępnego na niniejszej stronie.
Mimo że zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach to podstawowy dokument potwierdzający pracę i zarobki, nie zawsze jest on wszystkim, czego potrzebuje dana instytucja. Czasami, zwłaszcza przy dużych zobowiązaniach finansowych jak kredyt hipoteczny, mogą być potrzebne dodatkowe papiery potwierdzające dochód lub stabilność zatrudnienia.
Instytucja może poprosić na przykład o:
Dlatego zanim poprosisz pracodawcę o zaświadczenie, dobrze jest upewnić się w instytucji, do której je zaniesiesz, jakie dokładnie dokumenty są wymagane. Dowiedz się, czy standardowy druk im wystarczy, czy może potrzebują czegoś więcej lub mają swój specyficzny wzór do wypełnienia.
Czy pracodawca może pobrać opłatę za wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach?
Nie, wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym ze stosunku pracy i nie powinien on pobierać za to żadnych opłat.
Co jeśli w zaświadczeniu jest błąd?
Należy niezwłocznie zgłosić ten fakt pracodawcy (najlepiej w dziale kadr) i poprosić o wystawienie poprawionego dokumentu.
Czy były pracownik może poprosić o zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?
Choć druk dotyczy aktualnego zatrudnienia, były pracownik może potrzebować podobnego zaświadczenia za okres pracy; pracodawca powinien udostępnić dane archiwalne, jeśli są potrzebne np. do celów emerytalnych.
Czy zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach jest tym samym co świadectwo pracy?
Nie, świadectwo pracy to dokument podsumowujący cały okres zatrudnienia, wydawany po jego zakończeniu, podczas gdy zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach potwierdza aktualny stan zatrudnienia i zarobki.
Jakie zarobki wpisuje się do zaświadczenia – brutto czy netto?
Standardowo podaje się średnie wynagrodzenie brutto z określonego okresu (np. 3 lub 6 miesięcy), choć niektóre instytucje mogą wymagać również podania kwoty netto.
Art. 125 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227)
PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.
Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.
Dołącz do programu resellerskiego i zostań specjalistą od przyjaznych formularzy, e-deklaracji i e-administracji, ponieważ fillup to formalności wypełnione.