Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach pracownika. Wzór do pobrania online

Czym jest zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach (ZoZiZ)?

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach (ZoZiZ) jest dokumentem wystawianym przez pracodawcę na wniosek pracownika, potwierdzającym fakt zatrudnienia oraz wysokość uzyskiwanego wynagrodzenia. Dokument zawiera dane identyfikacyjne pracownika i pracodawcy, szczegóły umowy o pracę (stanowisko, rodzaj umowy, okres zatrudnienia) oraz informacje o miesięcznym wynagrodzeniu brutto lub netto z określonego okresu (najczęściej 3 lub 6 miesięcy).

W przeciwieństwie do większości formularzy administracyjnych, ZoZiZ nie ma jednego, ujednoliconego wzoru ustawowego – przepisy prawa pracy nie określają jego treści ani formy. Nazwa „ZoZiZ" jest skrótem stosowanym w obiegu kadrowo-płacowym, nie wynika natomiast z aktu normatywnego. W praktyce każda instytucja (bank, urząd, sąd) może mieć własne wymagania, a banki najczęściej udostępniają własne formularze bankowe, które pracodawca musi wypełnić zamiast wzoru uniwersalnego.

Do czego służy zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach służy do udokumentowania statusu zawodowego oraz sytuacji finansowej pracownika wobec instytucji, które wymagają potwierdzenia stabilności źródła dochodu. Jest jednym z najczęściej wystawianych dokumentów kadrowych, wykorzystywanym zarówno w procesach kredytowych, jak i administracyjnych.

Dokument ten służy do realizacji 5 głównych celów:

Potwierdzenie zdolności kredytowej: Banki, firmy leasingowe i pozabankowe instytucje finansowe wymagają ZoZiZ przy ocenie wniosków o kredyty hipoteczne, gotówkowe, samochodowe, raty oraz limity w karcie kredytowej.

Udokumentowanie statusu zawodowego dla urzędów: Niezbędne przy zapisie dziecka do publicznego żłobka lub przedszkola (przy systemie punktowym), wniosku o stypendium socjalne, świadczenia rodzinne lub pomoc społeczną.

Dowód w sprawach sądowych: Wykorzystywane w sprawach o alimenty (ocena możliwości finansowych zobowiązanego), rozwodowych (podział majątku), egzekucyjnych (ustalenie wysokości potrąceń komorniczych).

Potwierdzenie najemcy lub kontrahenta: Wymagane przez właścicieli mieszkań na wynajem, agencje pośrednictwa nieruchomości oraz dostawców usług ratalnych.

Załącznik do procedur ZUS i emerytalno-rentowych: W oparciu o art. 125 ustawy o emeryturach i rentach z FUS – do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości (tu obowiązek ma podstawę bezpośrednio ustawową).

Złóż wniosek o ZoZiZ, gdy potrzebujesz formalnego potwierdzenia stabilności zatrudnienia i wysokości dochodów. Liczba zaświadczeń, o jakie pracownik może wystąpić w roku, nie jest ograniczona przepisami.

Kto wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach wystawia pracodawca lub osoba upoważniona w jego imieniu. Wydanie dokumentu jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym z ogólnych zasad prawa pracy oraz ugruntowanego orzecznictwa Sądu Najwyższego (postanowienie SN z 16 września 1999 r., sygn. akt I PKN 331/99).

Kto może wystąpić o ZoZiZ?

O zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach mogą wystąpić 4 główne grupy osób:

Pracownicy etatowi (umowa o pracę): Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę. Pracodawca ma jednoznaczny obowiązek wystawienia ZoZiZ.

Zleceniobiorcy i wykonawcy dzieł: Osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło. W ich przypadku obowiązek wystawienia zaświadczenia nie jest jednoznacznie uregulowany – zależy od decyzji zleceniodawcy lub zapisów umowy. W praktyce większość zleceniodawców wystawia takie dokumenty.

Byli pracownicy: Osoby, których stosunek pracy ustał, mogą wystąpić o zaświadczenie potwierdzające okres dawnego zatrudnienia (np. dla celów emerytalnych). Pracodawca powinien udostępnić dane archiwalne na podstawie obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Pracownicy zlikwidowanych firm: W przypadku likwidacji pracodawcy dokumentację przechowuje syndyk, archiwum państwowe lub jego następca prawny – zaświadczenie wystawia podmiot przechowujący akta.

Kto podpisuje zaświadczenie?

Zaświadczenie podpisuje pracodawca lub osoba upoważniona do reprezentacji firmy zgodnie z wpisem do KRS, CEIDG lub udzielonym pełnomocnictwem. W praktyce zaświadczenia podpisują najczęściej: właściciel firmy, członek zarządu, dyrektor, kierownik działu kadr, główny księgowy lub specjalista ds. kadr i płac. Dokument musi zawierać imienną pieczątkę osoby podpisującej oraz pieczęć firmową.

Wskazówka: Niektóre instytucje (zwłaszcza banki) wymagają podpisu konkretnej osoby – np. głównego księgowego lub osoby uprawnionej do reprezentacji zgodnie z KRS. Sprawdź wymagania konkretnej instytucji przed złożeniem wniosku do działu kadr.

Termin wystawienia i ważność zaświadczenia ZoZiZ

Termin wystawienia zaświadczenia oraz okres jego ważności nie są wprost określone w przepisach prawa pracy – wynikają z praktyki, orzecznictwa oraz wymagań konkretnych instytucji odbiorczych.

W jakim terminie pracodawca powinien wystawić ZoZiZ?

Pracodawca powinien wystawić zaświadczenie bez zbędnej zwłoki, czyli w pierwszym możliwym terminie po otrzymaniu wniosku pracownika. W praktyce oznacza to kilka dni roboczych potrzebnych na zebranie i weryfikację danych z systemu kadrowo-płacowego. Przepisy prawa pracy nie wskazują konkretnego maksymalnego terminu, a powoływany przez niektóre źródła art. 217 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego (7 dni) dotyczy organów administracji publicznej, nie pracodawców.

Jak długo ważne jest zaświadczenie ZoZiZ?

Termin ważności zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach również nie wynika z przepisów. W praktyce stosuje się 4 standardy:

30 dni (zwyczajowo): Najczęściej spotykany termin, przyjmowany przez większość instytucji jako standardowy okres aktualności danych.

14 dni (banki): Niektóre banki przy kredytach hipotecznych wymagają zaświadczenia wystawionego nie wcześniej niż 14 dni przed złożeniem wniosku.

60–90 dni (urzędy, sądy): Urzędy gminy, sądy rodzinne i placówki edukacyjne często akceptują dokumenty z ostatnich 1–3 miesięcy.

Okres wskazany na formularzu: Jeżeli na druku bankowym lub instytucjonalnym wpisano konkretny termin ważności, obowiązuje on jako wiążący.

Kluczowe terminy związane z zaświadczeniem ZoZiZ (tabela)

Pobierz aktualny wzór zaświadczenia ZoZiZ

W przypadku ZoZiZ nie obowiązuje jeden, ujednolicony wzór ustawowy – pracodawca może skorzystać z gotowego szablonu, własnego wzoru firmowego lub formularza dostarczonego przez instytucję odbiorczą.

Pobierz uniwersalny wzór ZoZiZ (PDF do druku) – wersja klasyczna do ręcznego wypełnienia.

Wskazówka: Jeżeli zaświadczenie ma być przedłożone w banku, najpierw sprawdź na stronie internetowej tego banku, czy wymaga on użycia własnego wzoru. Banki PKO BP, Pekao, Santander, mBank, ING, Millennium i większość pozostałych mają **dedykowane formularze**, które są dla nich jedyną akceptowaną formą zaświadczenia. Pracownik powinien dostarczyć pracodawcy gotowy formularz banku, a nie wzór uniwersalny.

Jakie dane musi zawierać zaświadczenie ZoZiZ?

Mimo braku ustawowego wzoru, praktyka kadrowo-płacowa wypracowała standardowy zakres informacji, który powinno zawierać każde zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach. Zakres ten różni się w zależności od celu, dla którego dokument jest wydawany.

Dane identyfikacyjne pracownika: Imię i nazwisko, numer PESEL (lub seria i numer dokumentu tożsamości – paszportu, karty pobytu), adres zamieszkania.

Dane identyfikacyjne pracodawcy: Pełna nazwa firmy, adres siedziby, numer NIP, numer REGON, numer KRS (dla spółek) lub wpis do CEIDG (dla JDG).

Dane o zatrudnieniu: Stanowisko (nazwa pełna), data rozpoczęcia pracy, rodzaj umowy (na czas nieokreślony, określony, próbny, na zastępstwo), data zakończenia umowy (jeśli określona), wymiar etatu (pełny/niepełny – z podaniem ułamka).

Dane o wynagrodzeniu: Średnie miesięczne wynagrodzenie brutto z ostatnich 3 lub 6 miesięcy, opcjonalnie kwota netto, wskazanie składników stałych (zasadnicze, dodatki funkcyjne, stażowe, premie regulaminowe) oraz ewentualnie zmiennych (premie uznaniowe, prowizje).

Status pracownika: Informacja, czy pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia, czy umowa nie jest rozwiązywana, czy upływa wkrótce.

Status pracodawcy: Informacja, czy firma nie znajduje się w stanie likwidacji, upadłości lub restrukturyzacji.

Obciążenia wynagrodzenia: Informacja o zajęciach komorniczych lub potrąceniach administracyjnych (z podaniem kwoty potrącenia) – wymagana zwłaszcza przez banki.

Elementy formalne: Miejscowość i data wystawienia, podpis osoby upoważnionej, imienna pieczątka, pieczęć firmowa, ewentualnie klauzula o weryfikacji telefonicznej (przy zaświadczeniach bankowych).

Ważne: Zakres ujawnianych danych powinien być adekwatny do celu zaświadczenia (zasada minimalizacji RODO). Jeżeli dokument służy jedynie potwierdzeniu zatrudnienia (np. wniosek wizowy), nie podaje się szczegółowych kwot wynagrodzenia.

Gdzie i jak złożyć wniosek o wystawienie ZoZiZ?

Wniosek o wystawienie zaświadczenia składa się bezpośrednio do pracodawcy – działu kadr, kierownika lub bezpośredniego przełożonego. Przepisy nie określają wymaganej formy wniosku, więc dopuszczalne są różne kanały komunikacji.

Istnieją 4 główne sposoby złożenia wniosku:

Pisemnie w dziale kadr: Tradycyjna forma – krótki wniosek z imieniem, nazwiskiem, celem zaświadczenia (np. „w celu przedłożenia w banku") oraz datą. Pisemny wniosek daje pracownikowi dowód złożenia żądania.

E-mailem: Najczęściej akceptowana forma we współczesnych firmach – wystarczy krótka wiadomość do działu kadr z prośbą o wystawienie zaświadczenia. Od 27 stycznia 2026 r. (na mocy ustawy z 4 grudnia 2025 r.) elektroniczna forma jest powszechnie dopuszczona w wielu obszarach prawa pracy.

Ustnie: Bezpośrednio u pracodawcy lub w dziale kadr – nieformalna, ale prawnie skuteczna forma. Brak dokumentu może jednak utrudnić dochodzenie roszczeń w razie odmowy.

Przez wewnętrzny system kadrowy: W dużych firmach – moduł HR-owy umożliwiający złożenie elektronicznego wniosku z automatycznym przekazaniem do działu kadr.

Wskazówka: Jeżeli przewidujesz potrzebę dochodzenia roszczeń (np. spodziewasz się odmowy lub opóźnienia), zawsze składaj wniosek w formie udokumentowanej – pisemnie z potwierdzeniem odbioru lub e-mailem z odbiorem zwrotnym.

Jak prawidłowo wypełnić zaświadczenie ZoZiZ w 7 prostych krokach? (instrukcja dla pracodawcy)

Aby prawidłowo wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach w 7 prostych krokach, pracodawca lub dział kadr musi zebrać dane z systemu kadrowo-płacowego i sporządzić dokument zgodnie z wymaganiami instytucji odbiorczej.

Krok 1: Sprawdź wymagania instytucji odbiorczej. Zapytaj pracownika, do której instytucji zaświadczenie ma trafić. Jeżeli to bank – poproś o oryginalny formularz tego banku. Jeżeli urząd lub sąd – wystarczy wzór uniwersalny.

Krok 2: Wpisz dane identyfikacyjne pracownika i pracodawcy. Imię, nazwisko, PESEL pracownika oraz pełną nazwę firmy, adres siedziby, NIP, REGON i KRS/CEIDG. Dane muszą być zgodne z dokumentami rejestrowymi.

Krok 3: Określ rodzaj umowy i okres zatrudnienia. Wskaż rodzaj umowy (o pracę na czas nieokreślony / określony / próbny / na zastępstwo / mianowania / powołania), datę rozpoczęcia i ewentualnie zakończenia umowy oraz wymiar etatu.

Krok 4: Wpisz stanowisko i opis pracy. Podaj pełną nazwę stanowiska zgodnie z umową o pracę. Niektóre formularze bankowe wymagają również wskazania działu/jednostki organizacyjnej.

Krok 5: Oblicz wynagrodzenie z określonego okresu. Standardowo średnie miesięczne wynagrodzenie brutto z ostatnich 3 miesięcy (banki przy kredytach hipotecznych: 6 miesięcy). Dla niektórych instytucji – również kwotę netto. Wpisz osobno wynagrodzenie zasadnicze i dodatki stałe (premie regulaminowe, dodatek funkcyjny).

Krok 6: Uwzględnij obciążenia i status pracownika. Sprawdź, czy pracownik nie ma zajęć komorniczych lub potrąceń (jeśli tak – podaj kwotę). Zaznacz, czy umowa nie jest w okresie wypowiedzenia ani czy nie planowane jest jej rozwiązanie. Sprawdź, czy firma nie jest w likwidacji lub upadłości.

Krok 7: Złóż podpis i opieczętuj dokument. Podpis osoby uprawnionej (właściciel, członek zarządu, dyrektor lub upoważniony specjalista kadr), imienna pieczątka oraz pieczęć firmowa. Wpisz miejscowość i datę wystawienia – to data uruchomienia okresu ważności.

Checklista przed wydaniem zaświadczenia ZoZiZ – co sprawdzić?

Przed wydaniem zaświadczenia pracodawca powinien sprawdzić 8 kluczowych elementów, aby uniknąć błędów merytorycznych i potencjalnej odpowiedzialności odszkodowawczej za nieprawidłowo wystawiony dokument (zgodnie z wyrokiem SN z 25 kwietnia 2008 r., sygn. I PK 245/07).

1. Zweryfikuj zgodność danych pracownika (PESEL, imię, nazwisko, adres) z dokumentami w aktach osobowych.

2. Sprawdź zgodność danych firmy z aktualnym wpisem do KRS lub CEIDG.

3. Określ właściwy okres rozliczeniowy wynagrodzenia (3 lub 6 miesięcy zgodnie z wymaganiami odbiorcy).

4. Zweryfikuj, czy wynagrodzenie obejmuje wszystkie stałe składniki (zasadnicze, dodatki, premie regulaminowe).

5. Sprawdź, czy w okresie rozliczeniowym nie wystąpiły zwolnienia chorobowe wpływające na wysokość wynagrodzenia – jeśli tak, zaznacz to w dokumencie.

6. Zweryfikuj informacje o zajęciach komorniczych w systemie kadrowo-płacowym.

7. Sprawdź, czy umowa pracownika nie jest w okresie wypowiedzenia ani czy nie zaplanowano jej rozwiązania.

8. Upewnij się, że formularz zostanie podpisany przez osobę uprawnioną i opatrzony pieczęcią firmową.

Jak uniknąć błędów w zaświadczeniu ZoZiZ?

Aby uniknąć błędów w zaświadczeniu, pracodawca musi dokładnie weryfikować dane z systemu kadrowo-płacowego oraz dostosowywać zakres informacji do wymagań konkretnej instytucji odbiorczej. Błędy mogą skutkować odmową przyjęcia dokumentu przez bank lub urząd, a w skrajnych przypadkach – odpowiedzialnością odszkodowawczą pracodawcy.

Tabela najczęstszych błędów w zaświadczeniu ZoZiZ

Rozwiązywanie 4 głównych problemów z zaświadczeniem ZoZiZ

Pracodawca odmawia wydania zaświadczenia: Pracownik może dochodzić wystawienia dokumentu przed sądem pracy (art. 2 § 1 i art. 476 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego). Pomocnicze – zgłoszenie do Państwowej Inspekcji Pracy, która w ramach kontroli może żądać pisemnego potwierdzenia faktów (art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIP). Pracownik może też domagać się odszkodowania na podstawie art. 415 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy.

Błędne zaświadczenie powodujące szkodę: Jeżeli błąd w zaświadczeniu (np. zaniżona kwota wynagrodzenia, pominięcie premii) spowoduje odmowę kredytu, niższe świadczenie z ZUS lub inną szkodę, pracownik może żądać odszkodowania zgodnie z wyrokiem SN z 25 kwietnia 2008 r. (sygn. I PK 245/07).

Odmowa banku przyjęcia uniwersalnego wzoru: Banki najczęściej wymagają własnych formularzy. Pracownik powinien pobrać formularz banku, dostarczyć go pracodawcy, a dział kadr wypełni właśnie ten dokument. Próby przekonywania banku do uniwersalnego wzoru z reguły są nieskuteczne.

Pracodawca pobiera opłatę za wystawienie: Wystawienie zaświadczenia jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym ze stosunku pracy i nie może wiązać się z opłatą. Wewnętrzne zasady firmy (np. wpisane do regulaminu pracy) nie mogą wprowadzać takiej opłaty.

Scenariusze użycia – kiedy wystawić ZoZiZ?

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach wystawia się na każde żądanie pracownika. Zakres wymaganych danych różni się w zależności od konkretnego scenariusza.

6 najczęstszych scenariuszy użycia ZoZiZ (Tabela)

Porównanie: ZoZiZ vs świadectwo pracy vs zaświadczenie z urzędu skarbowego

Aby uniknąć pomyłek, warto rozróżnić zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach od dwóch innych dokumentów potwierdzających status zawodowy lub dochody.

Specyfikacja techniczna zaświadczenia ZoZiZ

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach jest dokumentem wewnętrznym pracodawcy, którego treść i forma nie są ustawowo określone. Prawidłowe sporządzenie wymaga jednak znajomości 8 podstawowych parametrów technicznych.

Nazwa techniczna: ZoZiZ – Zaświadczenie o Zatrudnieniu i Zarobkach (skrót branżowy, nieformalny).

Brak wzoru ustawowego: Przepisy prawa pracy nie określają jednego, ujednoliconego wzoru. Każda instytucja może mieć własne wymagania.

Forma: Tradycyjnie pisemna (papierowa) z podpisem i pieczęcią. Od 27 stycznia 2026 r. dopuszczalna forma elektroniczna (ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie KP) z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Język: Język polski. Tłumaczenie przysięgłe wymagane przy przedkładaniu zaświadczenia za granicą.

Czas wystawienia: Bez zbędnej zwłoki – w praktyce 1–5 dni roboczych.

Termin ważności: Niewskazany w przepisach. Zwyczajowo 30 dni; banki: 14–30 dni; urzędy: 60–90 dni.

Limit żądań: Brak ograniczeń – pracownik może wnioskować dowolną liczbę razy w roku.

Podstawa prawna: Pośrednia – art. 11¹, 94, 100 § 4 Kodeksu pracy + orzecznictwo SN (postanowienie SN z 16 września 1999 r., sygn. I PKN 331/99). Bezpośrednia (dla świadczeń ZUS) – art. 125 ust. 1 pkt 1–2 ustawy o emeryturach i rentach z FUS.

Opłaty i koszty wystawienia ZoZiZ

Wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach przez pracodawcę jest bezpłatne – wynika z obowiązku pracodawcy wobec pracownika. Pracodawca nie może pobierać opłaty za wystawienie dokumentu, nawet jeżeli regulamin firmy przewiduje taką opłatę.

Wyjątki dotyczące opłat: Jeżeli pracownik wnioskuje o zaświadczenie o dochodach z urzędu skarbowego (np. PIT-37 z poświadczeniem złożenia), wówczas obowiązuje opłata skarbowa w wysokości 17 zł. Banki, które wystawiają zaświadczenia o wpływach na konto (zamiast zaświadczenia od pracodawcy), pobierają opłatę zwyczajowo w wysokości 50–70 zł.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o ZoZiZ

Czy pracodawca może odmówić wystawienia zaświadczenia ZoZiZ?

Nie. Mimo że Kodeks pracy nie zawiera wprost takiego obowiązku, ugruntowane orzecznictwo Sądu Najwyższego (postanowienie SN z 16 września 1999 r., sygn. I PKN 331/99) jednoznacznie wskazuje, że pracodawca ma obowiązek wystawić zaświadczenie. Odmowa może skutkować postępowaniem przed sądem pracy oraz roszczeniem odszkodowawczym.

Czy pracodawca może pobrać opłatę za wystawienie ZoZiZ?

Nie. Wystawienie zaświadczenia jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym ze stosunku pracy i nie może wiązać się z opłatą dla pracownika. Pracodawca nie może wprowadzić takiej opłaty nawet w regulaminie pracy lub innym akcie wewnętrznym.

Co zrobić, jeśli pracodawca odmawia wystawienia ZoZiZ?

Pracownik może wystąpić do sądu pracy o nakazanie wydania zaświadczenia (art. 2 § 1 i 476 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego). Pomocnicze – zgłoszenie do Państwowej Inspekcji Pracy, która w ramach kontroli może żądać pisemnego potwierdzenia faktów. Pracownik może również dochodzić odszkodowania na podstawie art. 415 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy.

Ile razy w roku można wnioskować o ZoZiZ?

Brak ograniczeń. Pracownik może wnioskować o zaświadczenie tyle razy, ile potrzebuje – pracodawca ma obowiązek wystawić dokument za każdym razem. Najczęściej zaświadczenia są wnioskowane kilka razy w roku (kredyty, leasingi, składanie dzieci do placówek, sprawy sądowe).

Czy zaświadczenie ZoZiZ jest tym samym co świadectwo pracy?

Nie. Świadectwo pracy (art. 97 § 1 KP) to dokument wystawiany po ustaniu stosunku pracy, podsumowujący cały przebieg zatrudnienia u danego pracodawcy. Zaświadczenie ZoZiZ wystawia się w trakcie trwającego zatrudnienia i potwierdza aktualny status oraz wysokość bieżącego wynagrodzenia.

Czy zleceniobiorca może wystąpić o ZoZiZ?

Tak, zleceniobiorca lub wykonawca dzieła może wystąpić do zleceniodawcy o wystawienie zaświadczenia. Obowiązek zleceniodawcy nie jest jednak tak jednoznaczny jak w przypadku pracodawcy – wynika z ogólnych zasad współpracy i może być uregulowany w samej umowie zlecenia/dzieła.

Jakie zarobki wpisuje się do ZoZiZ – brutto czy netto?

Standardowo podaje się średnie miesięczne wynagrodzenie brutto z ostatnich 3 miesięcy (lub 6 miesięcy w przypadku kredytów hipotecznych). Niektóre instytucje – zwłaszcza banki – wymagają również podania kwoty netto. Formularze bankowe zazwyczaj precyzyjnie wskazują, jakie kwoty należy uwzględnić (np. tylko wynagrodzenie zasadnicze + dodatki stałe, bez premii uznaniowych).

Czy ZoZiZ można wystawić elektronicznie?

Tak. Od 27 stycznia 2026 r. (na mocy ustawy z 4 grudnia 2025 r. nowelizującej Kodeks pracy) wiele dokumentów kadrowych może być sporządzanych w postaci elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W praktyce większość firm dopuszcza również skan papierowego zaświadczenia z podpisem i pieczęcią, jeśli akceptuje to instytucja odbiorcza.

Powiązane formularze i dokumenty

W zależności od celu zaświadczenia, pracownik może potrzebować dodatkowych dokumentów potwierdzających dochody lub status zawodowy.

Świadectwo pracy: Dokument wystawiany przez pracodawcę po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę (art. 97 § 1 KP). Podsumowuje całokształt zatrudnienia.

Zaświadczenie ZUS Rp-7: Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu wystawiane na potrzeby ustalenia kapitału początkowego, emerytury lub renty.

Zaświadczenie z urzędu skarbowego o dochodach: Wystawiane na podstawie art. 306a Ordynacji podatkowej, na wniosek podatnika. Opłata skarbowa: 17 zł.

PIT-11 (informacja o dochodach): Wystawiana corocznie przez pracodawcę – do 31 stycznia za rok poprzedni. Częsty załącznik wymagany przez banki obok ZoZiZ.

Wyciąg z konta bankowego: Potwierdzenie wpływu wynagrodzenia – instytucje finansowe coraz częściej wymagają go obok ZoZiZ jako dowodu rzeczywistych wpływów.

Formularze bankowe: Każdy bank ma własny wzór zaświadczenia – PKO BP, Pekao, Santander, mBank, ING, Millennium, Alior Bank, BNP Paribas i inne. Te formularze są jedyną akceptowaną formą zaświadczenia przy procedurach kredytowych w danym banku.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277, z późn. zm.), zwłaszcza art. 11¹ (ochrona dóbr osobistych pracownika), art. 94 (obowiązki pracodawcy) oraz art. 100 § 4 (wzajemne obowiązki stron stosunku pracy).

Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1631, z późn. zm.), art. 125 ust. 1 pkt 1–2 – bezpośredni obowiązek pracodawcy wystawiania zaświadczeń niezbędnych do ustalenia praw do świadczeń.

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061), art. 415 – w zw. z art. 300 Kodeksu pracy – podstawa odpowiedzialności odszkodowawczej pracodawcy.

Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 1568), art. 2 § 1 i 476 § 1 – właściwość sądu pracy do rozpoznawania roszczeń o wystawienie zaświadczenia.

Ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz. U. z 2024 r. poz. 97), art. 23 ust. 1 pkt 3 – kompetencje inspektora pracy.

Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – wprowadzająca formę elektroniczną w prawie pracy (obowiązuje od 27 stycznia 2026 r.).

Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 16 września 1999 r., sygn. akt I PKN 331/99 – ustanawiające obowiązek pracodawcy wystawiania zaświadczeń.

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 25 kwietnia 2008 r., sygn. akt I PK 245/07 (OSNP 2009/17–18, poz. 228) – odpowiedzialność pracodawcy za błędne zaświadczenia.

Nota prawna

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz – przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument, kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz został zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.

Słowniczek pojęć – terminologia związana z zaświadczeniem ZoZiZ

Poniższa tabela przedstawia 10 kluczowych pojęć związanych z zaświadczeniem o zatrudnieniu i zarobkach.

Art. 125 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227)

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.