NIP-8 Zgłoszenie identyfikacyjne / aktualizacyjne w zakresie danych uzupełniających

Podmioty zobowiązane do rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym składają w tym celu wniosek o wpis do KRS i podają w nim podstawowe informacje na swój temat. W momencie dokonania wpisu otrzymują Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) oraz numer REGON. Aby dokończyć proces rejestracji, muszą jeszcze przekazać naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego dane uzupełniające (dane niepodlegające wpisowi do KRS). W tym celu składają zgłoszenie identyfikacyjne NIP-8. Część danych z tego zgłoszenia jest przekazywana do GUS oraz do ZUS.

Kto składa NIP-8

Wykaz podmiotów zobowiązanych do rejestracji w KRS znajduje się w art. 36 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Zgodnie z jego treścią, temu obowiązkowi podlegają między innymi spółki jawne, spółki partnerskie, spółki komandytowe, spółki komandytowo-akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne oraz spółki europejskie. Wszystkie te podmioty są zobowiązane do przekazania organom podatkowym dodatkowych informacji. Służy do tego zgłoszenie identyfikacyjne/ aktualizacyjne w zakresie danych dodatkowych NIP-8. Dokument ten można złożyć zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Z kolei podmioty, których nie wpisuje się do Krajowego Rejestru Sądowego, zamiast zgłoszenia NIP-8 składają zgłoszenie identyfikacyjne (bądź zgłoszenie aktualizacyjne) NIP-2. Zakres wymaganych w nim danych w dużej części pokrywa się z zakresem danych z formularza NIP-8.

Co to jest NIP-8

NIP-8 to zgłoszenie, w którym podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Skarbowego podają dane wymagane przez urząd skarbowy, takie jak:

• skróconą nazwę,
• wykaz rachunków bankowych,
• adresy miejsc prowadzenia działalności,
• dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową lub informację o jej samodzielnym prowadzeniu,
• adres miejsca, w którym przechowywana jest dokumentacja rachunkowa,
• dane kontaktowe,
• dane dotyczące poszczególnych wspólników (dotyczy osobowych spółek handlowych),

Dane przekazywane przez naczelnika urzędu skarbowego Głównemu Urzędowi Statystycznemu, takie jak:

• przewidywaną liczbę pracowników,
• formę własności (na podstawie procentowego udziału własności w ogólnej wartości kapitału),
• ogólną powierzchnię gospodarstw rolnych i użytków rolnych,
• dane kontaktowe,

Dane przekazywane przez naczelnika urzędu skarbowego Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, takie jak:

• skróconą nazwę płatnika,
• datę powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne,
• wykaz rachunków bankowych,
• adres do korespondencji,
• adres prowadzenia działalności,
• dane dotyczące poszczególnych wspólników (dotyczy osobowych spółek handlowych).

Jak wypełnić NIP-8 

Aby poprawnie wypełnić druk NIP-8, należy m.in:

• w części A określić przeznaczenie formularza (czy jest to zgłoszenie identyfikacyjne, czy aktualizacyjne) oraz wskazać naczelnika urzędu skarbowego, do którego jest kierowane,
• w części B wskazać dane identyfikacyjne i dane kontaktowe składającego zgłoszenie (w tym nazwę, nazwę skróconą, numery NIP i REGON, dane adresowe) a także zadeklarować, kto będzie prowadził jego dokumentację rachunkową - sam podmiot składający informację czy biuro rachunkowe - i określić, gdzie będzie ona przechowywana, 
• w części C poinformować o posiadanych rachunkach bankowych lub rachunkach w Spółdzielczych Kasach Oszczędnościowo-Kredytowych (SKOK), w tym o rachunku do zwrotu podatku,
• w części D poinformować o formie organizacyjnej podmiotu (podmiot mający wyodrębnione jednostki wewnętrzne podlegające obowiązkowi ewidencyjnemu, wyodrębniona jednostka wewnętrzna podlegająca obowiązkowi ewidencyjnemu, podmiot niebędący wyodrębnioną jednostką wewnętrzną i niemający takich jednostek), podać dane wspólników (dotyczy spółek osobowych) oraz dodatkowe informacje, w tym związane ze statusem płatnika składek na ubezpieczenia społeczne oraz kod PKD przeważającego rodzaju działalności,
• w części E wskazać dołączone do zgłoszenia załączniki i dokumenty,
• w części F podać dane osób reprezentujących podmiot składający druk NIP-8. Osoby upoważnione do składania deklaracji w imieniu podmiotu należy wcześniej wskazać urzędowi skarbowemu na formularzu UPL-1 (dotyczy deklaracji składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej) lub UPL-1P (dotyczy deklaracji składanych w postaci papierowej).

 Termin - do kiedy złożyć NIP-8

Formularz NIP-8 może pełnić rolę zgłoszenia identyfikacyjnego w zakresie danych uzupełniających (wówczas w pozycji 4 należy zaznaczyć kwadrat nr 1) bądź zgłoszenia aktualizacyjnego w zakresie danych uzupełniających (w pozycji 4 zaznacza się wówczas kwadrat nr 2). Gdy NIP-8 jest zgłoszeniem identyfikacyjnym, należy go złożyć do naczelnika właściwego urzędu skarbowego:

• w ciągu 21 dni od dnia wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),
• w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności, jeżeli podmiot będzie odprowadzał składki na ubezpieczenia społeczne.

Natomiast zgłoszenie aktualizacyjne należy złożyć w terminie 7 dni od wystąpienia jakiejkolwiek zmiany danych objętych zgłoszeniem (na przykład zmiany numeru rachunku bankowego), zmiany naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach ewidencji lub zaistnienia nowych okoliczności. Niedokonanie w terminie zgłoszenia identyfikacyjnego lub zgłoszenia aktualizacyjnego jest wykroczeniem skarbowym.

Obwieszczenie Ministra Finansów z dnia 4 września 2024 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających (Dz.U. 2024 poz. 1367) - załącznik nr 4.

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.