VAT-26 (2) informacja o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej

Druk VAT-26 to deklaracja, że pojazd będący składnikiem majątku przedsiębiorstwa będzie użytkowany wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej. Złożenie tej informacji w urzędzie skarbowym jednym z warunków, które należy spełnić, by móc odliczać pełną wartość podatku VAT od wydatków związanych z jego zakupem i eksploatacją.

Do czego służy druk VAT-26?

Druk VAT-26 służy do poinformowania urzędu skarbowego, że pojazd będący składnikiem majątku przedsiębiorstwa będzie użytkowany wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością. Podaje się w nim dane podatnika oraz dane pojazdu użytkowanego w firmie. Druku nie trzeba składać w przypadku pojazdów specjalnych lub pojazdów, które konstrukcyjnie przeznaczone są wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej.

Kto może złożyć deklarację VAT-26?

Deklarację VAT-26 składają podatnicy podatku od towarów i usług, wykorzystujący wyłącznie do celów działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są zobowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Złożenie VAT-26 jest jednym z warunków, jakie należy spełnić, aby uzyskać prawo do pełnego (100%) odliczenia VAT. Podatnik może złożyć taką deklarację osobiście lub przez pełnomocnika.

Jakie warunki trzeba spełnić, aby złożyć deklarację VAT-26?

Prawo do złożenia deklaracji VAT-26 ma podatnik, który postanowi przeznaczyć użytkowany w firmie pojazd wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej. 

Wyjątki od obowiązku składania deklaracji VAT-26

Prawo do pełnego odliczenia VAT bez konieczności składania deklaracji VAT-26 i prowadzenia ewidencji przejechanych kilometrów przysługuje w przypadku, gdy przedsiębiorca w działalności gospodarczej wykorzystuje:

1 - pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5t

2 - pojazd konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą,

3 - pojazd konstrukcyjnie przeznaczony dla celów działalności gospodarczej:

inny niż osobowy, mający jeden rząd siedzeń oddzielony od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:

• klasyfikowany na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym dla podrodzaju wielozadaniowy, van,
• z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków

4 - pojazd specjalny, spełniające kryteria klasyfikowania do jednak następujących przeznaczeń (z dokumentów pojazdu musi wynikać, że jest to pojazd specjalny):

• agregat elektryczny/spawalniczy,
• do prac wiertniczych,
• koparka, koparko – spycharka,
• ładowarka,
• podnośnik do prac konserwacyjno – montażowych,
• żuraw samochodowy.

5 - bankowóz typu A i B oraz pojazd pogrzebowy - jeżeli mają jeden rząd siedzeń albo ich dopuszczalna masa całkowita jest większa niż 3 tony,

6 - pojazd przeznaczony wyłącznie do odsprzedaży, sprzedaży (w przypadku ich wytworzenia), oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu – przy czym jest to przedmiot działalności gospodarczej podatnika.

Pozostałe pojazdy korzystają z 50% odliczenia VAT, chyba że ich użytkownik zgłosi pojazd do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26, będzie prowadził ewidencję jego przebiegu oraz ustali zasady używania pojazdu wykluczające jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą (stworzy regulamin użytkowania pojazdu w firmie).

W jakim terminie należy składać druk VAT-26?

Podatnik, który rozpoczyna użytkowanie pojazdu wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej powinien złożyć do urzędu skarbowego informację VAT-26 do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniósł pierwszy wydatek związany z pojazdem. Za pierwszy wydatek może być uznana wpłata zaliczki na poczet zakupu pojazdu lub usługi najmu bądź leasingu. Deklaracja musi być jednak złożona nie później niż w dniu przesłania ewidencji JPK_V7. Z kolei w przypadku zmiany sposobu wykorzystania pojazdu druk VAT-26 należy złożyć do końca miesiąca, w którym doszło do takiej zmiany.

Konsekwencje braku złożenia VAT-26 w terminie

Jeżeli podatnik nie złoży w terminie informacji VAT-26, uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym ta informacja zostanie złożona. Do tego czasu przysługuje mu prawo do odliczenia jedynie 50% podatku VAT z tytułu wydatków związanych z eksploatacją pojazdu oraz kosztów jego nabycia.

Dodatkowo za niewywiązanie się lub nienależyte wywiązanie się z obowiązku złożenia informacji VAT-26 na podatnika może też zostać nałożona grzywna w wysokości do 720 stawek dziennych. Może się tak stać, gdy:

• podatnik nie złoży informacji o pojazdach wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej VAT-26,
• podatnik złoży informację VAT-26 po terminie,
• podatnik złoży nieprawdziwą informację i dokona odliczenia podatku, niezgodnie z przepisami o VAT (mimo braku takiego prawa dokona pełnego odliczenia podatku).

Kary nie wymierza się jednak, jeżeli podatnik złoży informację po terminie, ale przed dokonaniem czynności sprawdzających, kontrolnych lub wszczęciem postępowania podatkowego w zakresie podatku VAT.

W jakiej formie można składać deklaracje VAT-26?

Deklarację VAT-26 można złożyć:

• osobiście w urzędzie skarbowym w formie tradycyjnej (papierowej),
• korespondencyjnie,
• elektronicznie.

VAT-26 w wersji elektronicznej składa się po podpisaniu podpisem kwalifikowanym lub danymi autoryzującymi. Deklaracji nie można natomiast podpisać Profilem Zaufanym i złożyć przez ePUAP.

Deklarację VAT-26, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, można też złożyć przez pełnomocnika. Wyznaczenie pełnomocnika do złożenia deklaracji papierowej wymaga wypełnienia druku UPL-1P. Koszt tego pełnomocnictwa to 17 zł. Z kolei upoważnienie pełnomocnika na formularzu UPL-1 do składania w imieniu podatnika deklaracji elektronicznych jest bezpłatne.

Gdzie składać wniosek druk VAT-26?

Deklarację VAT-26 składa się w urzędzie skarbowym właściwym dla celów VAT. W zależności od formy prowadzenia działalności gospodarczej będzie to urząd skarbowy zgodny z miejscem zamieszkania podatnika (przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą) bądź urząd skarbowy zgodny z miejscem prowadzenia działalności (spółki).

Miejsce składania druku VAT-26

Druk VAT-26 można także złożyć w dowolnym centrum obsługi podatnika działającym w każdym urzędzie skarbowym (poza urzędami wyspecjalizowanymi). Natomiast przedsiębiorcy rozliczający się w urzędzie skarbowym dla największych podmiotów składają VAT-26 w jednym z wyspecjalizowanych urzędów skarbowych o zasięgu wojewódzkim (jeśli osiągają przychód netto w wysokości minimum 3 mln euro) lub w I Mazowieckim Urzędzie Skarbowym w Warszawie (jeśli osiągają przychód netto powyżej 50 mln euro).

Wymagane informacje w VAT-26

Aby poprawnie wypełnić druk VAT-26 należy:

• podać dane identyfikacyjne podatnika: jego numer NIP (pole 1), wskazać, czy jest on osobą fizyczną czy podatnikiem niebędącym osobą fizyczną (pole 8) oraz podać jego nazwę lub imię, nazwisko i datę urodzenia (pole 9),
• wskazać urząd skarbowy, do którego jest kierowana informacja (pole 5) oraz cel składania informacji (pola 6, 7),
• podać dane zgłaszanych pojazdów samochodowych wykorzystywanych wyłącznie w działalności gospodarczej: markę, model, numer rejestracyjny, rok produkcji, datę nabycia pojazdu, datę poniesienia pierwszego wydatku związanego z pojazdem oraz - wyłącznie w przypadku zgłoszenia aktualizacyjnego - datę zmiany sposobu wykorzystania pojazdu (sekcja C); gdy liczba zgłaszanych pojazdów przekracza 9, należy wypełnić dodatkową informację i oznaczyć ją odpowiednim numerem załącznika,
• wskazać dane osoby wypełniającej druk i złożyć podpis (pola 10-14).